第1篇 档案管理办法范本
第一章 总则
第1条 为加强公司档案管理,保证档案管理的有效性、规范性,理顺工作程序,明确工作职责,使档案工作更好地为企业经营管理服务,特制订本办法。
第2条 本办法适用于集团总部及区域公司档案管理工作,财务档案管理须参照财务有关制度实行。
第3条 本办法所称档案是指集团各中心、区域公司在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案的总和。包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等都是企业档案的有机组成部分,应根据其自身特点妥善管理,统一归档。公司全体员工有保护档案的义务。
第4条 主要职责。
1.集团行政管理中心:负责集团档案管理工作规划、计划及规章制度的编制、实施工作;负责集团档案的收集、整理、归档、保管等管理工作。
2.集团各中心:负责本中心档案的收集、整理、存档与借阅审批等工作;指导、督促、检查各区域公司对口业务部门的档案管理工作。
3.区域公司:负责做好本公司档案的积累、收集、整理、保管和利用工作;接受集团行政管理中心的统一指导与监督,并定期向行政管理中心汇报档案管理工作情况。
第二章 管理体制
第5条 公司档案管理工作坚持集中统一领导、分级保管的原则,进行网络化管理,即集团公司收文、发文及经营活动中形成的资料由集团公司档案室归档;区域公司的职能部门形成的文件材料按规定移交各区域公司档案室。
第6条 集团行政管理中心设立档案室,负责公司档案的集中统一管理,并对各中心/区域公司的档案工作进行指导、监督和检查。
第7条 每个中心/区域公司指定专人(兼职)负责本中心/区域公司的资料的收集和整理,档案资料收集、整理的第一责任人为各中心/区域公司指定的档案负责人,第二责任人为中心/区域公司负责人。
第8条 日常管理工作中形成的文件材料应由具体承办人负责积累、整理,并移交给行政管理中心档案管理员。
第9条 集团行政管理中心档案管理具体职责。
1.负责集团的档案管理工作,定期或不定期对档案管理情况进行检查,及时协调解决档案管理工作中的问题,确保集团档案管理相关制度的贯彻、执行和档案管理工作的有序开展。
2.负责集团档案管理工作规划、计划及规章制度的编制、实施工作。
3.统一管理集团的档案资料,做好档案的收集、整理、立卷、归档、保管和开发利用工作。
4.定期进行档案的检查核对工作,保证公司档案妥善管理、有序存放和档案的完整、安全。
5.及时对超期保管的档案提出处理意见,做好档案的销毁工作。
6.参与集团及区域公司企业产权变动档案的处置工作。
7.及时总结档案管理工作情况,向集团汇报档案管理工作,提出档案管理工作的意见和建议。
8.协调、监督、指导集团总部各中心、区域公司相关人员按照归档要求完成文件的整理和归档工作。
9.组织对区域公司档案管理人员进行业务培训,负责对区域公司档案管理工作情况进行检查和考核。
第10条 区域公司档案管理具体职责。
1.区域公司要指定专门的机构或档案管理工作人员,认真做好本公司档案的积累、收集、整理、保管和利用工作,并对公司的档案管理工作进行监督和指导。
2.区域公司所属项目工程项目竣工验收活动结束后,工程、技术部门将有关资料收集齐全,整理完善,及时呈报集团工程管理中心审核,并移交区域公司档案管理部门。
3.区域公司应重视档案管理工作,建立健全科学的档案管理制度;为便于对档案的有效利用,应采用先进技术,配备必要的设备设施,从而实现档案管理的现代化,以防止档案破损、褪变、霉变、虫蛀和散失,确保档案的安全和完整。
4.区域公司档案管理工作人员应积极参加集团组织的档案培训及其它有关档案管理工作的各项活动,并定期向集团行政管理中心汇报档案管理工作情况。如档案管理工作人员发生变动时,应及时向集团汇报。
第三章 文件材料的形成和归档
第11条 档案的收集。档案资料是指过去和现在的公司各级部门、员工从事业务所形成的文件、会议资料、申报资料、经营业务合同、科技技术资料、会议审计资料等,形式可为光盘、照片、荣誉实物、证件等不同的载体。集团各中心、区域公司及其他下级单位应及时向集团行政管理中心移交有关档案资料。
第12条 归档时间:
1.党群工作、行政管理、劳动人事、生产经营管理等方面的文件材料(包括电子文件)在次年的1月份前归档。
2.财务类档案五年一归,期间由财务管理中心负责档案管理。
3.审计类档案,由审计部门整理成册(包括电子目录),次年3月底前归档。
4.经营管理档案(包括电子文档)在次年的1月底前将应归档的文件材料整理成册向档案室归档。
5.实物类证书如奖牌、奖状、证书、营业执照证件类都随时归档。
6.载体类(报刊、照片、光碟),在次年的1月前将应归档的电子文稿统一整理打包向档案室移交归档。
第13条 归档要求:
1.归档的文件材料必须齐全完整,照片、录音、录像带、电子文档等必须同其详细的文字说明材料一起归档。
2.归档的文件材料必须是原件,必须易于长久保存,同时要保证图像清晰、字迹工整,审查签字手续完备,禁用铅笔、圆珠笔、复写纸。
3.凡与集团公司产权、资产和重大活动有关的档案,由该发生直接关联关系的分子公司整理归档,同时报集团行政管理中心档案室备存。
4.归档的案卷由档案管理员统一编制案卷目录,案卷目录一式两份,一份由档案管理员存档,另一份由归档部门留存,任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第14条 归档范围:各相关单位应当注意收集各种门类和载体的文件材料,重点收集资产产权、商业信誉、知识产权、合同协议、客户信息和企业文化等方面的文件材料。集团公司将根据有关规定划分密级和保管期限。公司文件材料的归档范围主要包括:
1.党群工作形成的文件材料:包括党务、工、青、妇,商会、协会等工作形成的文件材料。
2.行政及企业管理工作形成的文件材料:包括企业筹备期的可行性研究、申请、批准,企业章程,股东大会、董事会、监事会会议,企业机构设置及变更,行政及法律事务,公证、审计,人事任免等工作形成的文件材料。
3.经营管理工作形成的文件材料:包括企业改革、经营战略决策,计划与统计工作,资产管理,知识产权和商业秘密,企业信用管理、形象宣传,合同管理,财务管理,物资管理,营销管理,境外经营管理以及招投标项目管理等方面的文件材料。
4.生产技术管理工作形成的文件材料:包括生产准备、组织、调度工作,质量管理、检测、控制工作,能源管理,企业管理现代化和信息化建设,科技管理,生产安全和消防工作,事故分析与处理,交通管理,环境保护、检测与控制,危险源辨识、风险评价与控制,计量工作,标准化工作等方面的文件材料。
5.基本建设项目形成的文件材料:包括基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁、设计、施工、监理、竣工验收、评奖创优、使用、维修、改扩建等方面的文件材料。
6.工程管理形成的文件材料:包括工程招投标形成的文件材料、开竣工报告、施工许可证、施工组织设计、技术交底、图纸会审记录、工程定位记录、地基验槽记录、桩基施工记录、工程变更设计联系单、各原材料出厂证明、质量报告、技术复核记录、沉降观测记录、结构吊装记录、施工日记、砼施工日记、工程质量验收记录、水电、暖通、消防、玻璃墓墙、电梯工程资料、竣工验收证明、竣工图纸。
7.设备仪器管理形成的文件材料:包括购置设备仪器的立项审批、购置合同,设备仪器的开箱验收或接收、安装调试、使用、维护和改造、报废等方面的文件材料。
8.会计工作形成的文件材料:包括会计凭证、会计账簿、财务报告及报表等方面的文件材料。
9.人力资源管理形成的文件材料:包括员工基本信息、劳动合同、职工履历、工资、考核、技能评定、专业技术职务评聘、社会保险与公积金、培训等方面的文件材料。
10.公司重大活动、会议相关的策划方案、发言人报告,以及相关的摄影、录音、录像等各种形式的材料。
11.公司人员外出参与会议、讲座、培训带回的文件及资料。
12.其他对国家、社会和企业有保存价值的各种载体的文件材料。
第15条 档案的密级。档案的保密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”和“内部”等四种。
1.“绝密”是保密内容的核心部分,包括在一定时期、一定范围内需要绝对保密的,一旦泄密会使公司遭受严重危害和重大损失。
2.“机密”是保密内容的重要部分,包括在一定时期,一定范围内需要保密的,一旦泄密会使企业遭受较大危害和较大损失。
3.“秘密”是保密内容的一部分,一旦泄密会使企业遭受较大危害和较大损失。
4.“内部”是没有对外的文件,只限于内部有关人员使用。
第四章 档案管理
第16条 档案的分类与编目。
1.档案的分类是以公司全部档案为对象,由行政管理中心组织所有部门对档案进行分类,形成档案分类大纲,并按档案分类大纲进行编号。
2.档案管理员对接收的各类归档材料及档案要及时地进行登记,并编制案卷目录。
第17条 档案的保管。
1.档案室必须有专门档案库房,配备专用的档案柜架,并且具备防火、防盗、防潮、防尘、防有害生物等安全措施。
2.档案管理员要定期对档案进行检查、清点,发现有破损、虫蛀、褪色等现象时应及时修补、复制或进行其他技术处理。
第18条 归档材料及档案的移交。
1.档案管理员接收归档材料及档案时要认真验收,严格履行交接手续。档案管理员调动工作时,必须办理完移交手续后方可离岗。
2.各部门发生变动、撤销时,应将原部门档案移交公司档案室保管。
第19条 档案的鉴定。
1.档案管理员应依据《档案归档范围和保管期限》(见附件1)划定归档案卷的保管期限。档案保管期限分永久、30年、10年三种,凡介于两种保管期限之间的档案一律从长。
2.公司要定期对档案的密级、时限进行鉴定,鉴定工作由集团行政副总、部门主任和档案管理员参加的鉴定小组负责。
3.对归档文件必须在显著位置(例如文件页面的右上角)注明“归档”字样,有密级的还应注明“密级”。
4.凡是已超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清册》(见附件2)上登记,并填写《档案销毁清册审批表》(见附件3)经集团总裁、董事长审批后由专人监销,《档案销毁清册》应立卷永久保存。
第20条 档案室应建立档案统计制度,对档案的收入、移出、保管、利用等情况进行统计。档案管理员应编制各种档案检索工具,以保证及时、准确地提供利用档案信息。
第21条 档案借阅管理。档案借阅可通过oa流程或填写《档案借阅审批表》(见附件4)进行申请。公司必须严格履行借阅绝密、机密档案的批准手续,填写《绝密、机密档案审批表》(见附件5),未经有关领导批准,不得随意借阅。档案管理员编制《档案借阅登记簿》(见附件6),并监视借阅人员如实填写借阅信息。档案借阅需遵守如下规则:
1.公司档案不允许外单位人员查阅。
2.非财务、审计人员查阅会计、审计档案,须经总裁批准,方可查阅。
3.公司内部员工因工作需要,由所在部门负责人、行政管理中心批准后可借阅工作范围内的档案。
4.具有保密要求的电子档案,未经批准,任何单位或个人不得擅自复制、传播等,一般情况下不得通过联网方式查阅利用,如遇特殊情况需联网利用时,必须符合企业有关保密规定,并有稳妥的安全保密措施。
5.凡外出工作或调离本公司的员工,离开前必须归还全部所借档案。
第22条 档案借阅流程
1.内部、秘密档案的借阅:员工发起→员工所在管理中心/区域公司负责人审批→集团业务对口管理中心负责人核准→集团行政管理中心主任审批→集团档案管理人员归档。
2.机密、绝密档案的借阅:员工发起→员工所在管理中心/区域公司负责人审批→集团业务对口管理中心负责人核准→集团行政管理中心主任审批→行政副总审批→总裁审批→集团档案管理人员归档。
第23条 开发利用档案信息应遵守国家有关保密和知识产权等方面的法律、法规,任何个人不得擅自公布档案内容,对涉及侵犯公司利益和第三者权益的行为,应追究责任人相应的法律责任。
第五章 附则
第24条 本办法由集团行政管理中心负责起草、修订、监督执行及解释。
第25条 本办法经集团高层经营班子会议审议通过,自下发之日起执行。
第26条 附件:(1)档案归档范围和保管期限;(2)档案销毁清册;(3)档案销毁清册审批表;(4)档案借阅审批表;(5)绝密、机密档案审批表;(6)档案借阅登记簿。
第2篇 煤矿采煤工作面经济技术档案管理办法
一、成立经济技术档案管理领导小组
组长：矿长
副组长：总工程师、经营矿长
成员：生产技术科科长、企管科科长、机电科科长、人劳科科长、调度室主任、安检科科长
工作人员：生产技术科采煤、掘进、防治水、一通三防、设计等相关专业人员，企管科、机电科、人劳科、调度室、安检科等相关专业人员，生产区队技术副队长(技术员)等。
二、经济技术档案建立的内容
(一)概述
经济技术档案共分三部分内容，十个方面的档案。三部分内容分别为图纸、基础资料和分析总结。十个方面的档案分别是：1.设计档案;2.支护与巷修档案;3.日常技术管理档案;4.防治水档案;5.“一通三防”管理档案;6.安全管理与生产组织档案;7.经济成本档案;8.劳动工资档案;9.机电设备管理档案;10.煤质管理档案。
(二)图纸
各种图纸要编号管理，涵盖设计、掘进、防治水、安装、回采、回撤期间的各种图纸。
1.设计图纸
设计方面的图纸以1开头，包括工作面设计图、设计变更图、断面支护图、生产系统图。
2.掘进图纸
掘进方面的图纸以2开头，包括施工图。
3.防治水图纸
防治水方面的图纸以3开头，包括底板改造设计平面图、瞬变电磁物探视电阻率剖面图、瞬变电磁物探异常区分布及注浆成果图。
4.机电设备安装、拆除图纸
机电设备安装、拆除方面的图纸以4开头，包括设备安装布置图、供电系统图。
5.回采图纸
回采方面的图纸以5开头，包括工程平面图、生产期间的构造变化平面图、剖面图、停采线图。
6.一通三防图纸
一通三防方面的图纸以6开头，包括通风系统图、防尘系统图、监测与监控系统图。
(三)基础资料
基础资料涵盖生产期间的规程和安全技术措施、各种原始记录、各项费用的投入、统计等，要求以日常工作为主，保存好日常作业规程、安全技术措施、工作日志、地质构造或生产条件发生改变的相关记录，收集整理平时下达的通知单、整改单、验收单等。建立日常发生的各种费用，包括材料、人工的统计台帐，各工作面各个时期的相关经济技术指标、统计台帐。
1.设计资料
包括地质说明书、设计说明书、地质条件变化的勘察资料。
2.掘进资料
包括掘进作业规程的汇编，地质说明书，相关通知单、整改单、验收单，材料费用统计台帐，掘进巷道变化量统计卡片，记录掘进工作面的轨顺、皮顺、开切眼以及改造巷的巷道长度、规格、用途、施工工期、起止时间。负责统计掘进巷道的煤岩类别、掘进头数。
3.回采资料
包括地质说明书、回采期间的规程、措施，各回采单位建立的基础台帐，详细记录生产中的各月份生产经济技术指标，工作面基本情况，生产期间材料费用统计基础资料。相关科室要有各采煤工作面的汇总资料，包括：(1)工作面基本情况：工作面走向长度、倾斜长度、储量、可采期、起止时间。(2)工作面经济技术指标：煤层厚度、采高、循环产量、日产量等。(3)工作面月份产量完成指标：实际完成情况、最高、最低、平均单产等。(4)工作面月份质量标准化情况。
4.防治水资料
包括底板改造设计说明书、钻孔变更施工通知单、工作面各钻场施工评价、工作面各钻场技术经济分析评价。
5.一通三防资料
包括各阶段通风构筑、通风设施、瓦斯、煤尘情况的相关数据和材料费用统计台帐。
6.安全管理资料
包括：(1)不同支护方式下的不良操作习惯记录;(2)建立各采掘工作面各阶段安全隐患记录;(3)建立各采掘工作面各时期质量标准验收情况(由生产科负责提供);(4)建立各采掘工作面安全处罚记录;(5)建立各采掘工作面各时期出现的各级别人身事故记录。
7.经济成本资料
建立基础台帐，每个工作面的材料费用消耗都要建立台帐，分层次并分明细记录配件、支护材料与支护用品、火工品、大型材料、建工材料、其它材料、专用工具消耗、修理费、租赁费等，并且要有合计，各种材料消耗要有地点、时间。不同工作面不能混淆。企管科要有汇总表、分月费用、分单位分地点记录的台帐。
8.劳动工资资料
工作面掘进、防治水、工作面安装、回采、工作面回撤各阶段(包括措施工程，如：拉底、扩帮、铺道等相应措施工程量、工数、工资)，各月份的人工工资、总工资额、工效、总工数、直接工人数和总人数，以及从掘进到回采结束累计的人工工资、总工资额、工效、总工数、直接工人数和总人数。要求各时间点的统计要准确无误。
9.机电设备管理资料
各安装与拆除工作面的台帐、生产工作面的设备台帐，安装、拆除工期，材料、费用统计台帐。
10.煤质管理资料
统计各采煤工作面从安装到回撤结束各阶段的煤质指标、奖罚情况、责任人以及工作面影响煤质的构造、顶底板岩性特征、涌水情况的资料，各月份煤质计划与完成情况的统计。
(四)分析总结
分析总结，涵盖工作面从设计到施工再到回撤各阶段遇到的各种技术管理和经营情况的分析总结，以日常遇到的生产条件、构造变化、环境改变和月份分析资料为基础，在工作面结束后再进行全面的分析总结，分析要做到具体细致，分析出原因;分析要找出同一性和特殊性，要有定量和定性的分析。总结要有结论，总结工作面在各个生产阶段的科技创新及技术成果应用情况，总结出工作面各阶段的亮点和不足，有哪些值得推广的经验，哪些问题要避免发生。回采结束后要对工作面产生的经济效益做出评价。
三、建立经济技术档案的职责分工
经济部分以企管科为主，负责每个阶段费用统计分析，相关科室(人劳科、机电科、调度室、安检科、生产技术科)和生产区队配合共同完成;人劳科负责各阶段的人工费、人员效率统计分析;机电科负责各阶段的设备管理，工作面安装、回撤方式、工艺过程、设备布置等的分析总结;调度室负责全过程煤质指标、措施、系统的煤质管理分析总结;安检科负责从掘进到工作面回撤结束各阶段安全隐患统计、事故分析及其他安全管理事项;生产区队要建立基础台帐与阶段分析总结。技术部分以生产技术科为主，包括设计、掘进、采煤、防治水、一通三防等专业的技术管理，以及从工程设计、施工工艺到生产过程技术管理的分析总结，相关科室(调度室、机电科)和生产区队配合共同完成。
(一)经济部分
经济部分由企管科总体负责，生产技术科、机电科、安检科、调度室、人劳科、生产区队等部门配合，各部门分工如下：
1.生产技术科负责范围
生产技术科负责统计工作面掘进、底板注浆、工作面安装、回采、拆除等各阶段发生的火工品、支护材料、木材、建工材料以及各阶段的累计消耗，分析与计划和其他工作面相比较费用超、节原因，成本变化的关键点，技术原因对成本的增加和减少有何影响，如何控制与管理。
2.机电科负责范围
提供回采工作面的安装与拆除工期，并与相似的其它工作面进行比较，分析工期变化的原因。负责统计工作面掘进、底板注浆、工作面安装、回采、拆除的月份电费、设备租赁费、修理费、油脂消耗、配件、大型材料消耗、专用工具消耗，以及各阶段的累计消耗。分析比较各阶段费用发生变化的原因，一次性投入情况，与计划和其它工作面相比较费用超、节原因，成本变化的关键点，技术原因对成本的增加和减少有何影响，如何控制与管理。
3.安检科负责范围
负责统计工作面从掘进到拆除结束各阶段的质量标准化达标及考评情况，以及轻伤、重伤级别事故和非伤亡事故;分析从掘进到拆除每个生产阶段存在的安全隐患，相关责任的落实，以及与其它工作面比较吸取的教训和成功经验。
4.调度室负责范围
负责从掘进到回采各月煤质计划和完成情况的统计。煤质管理责任制贯彻落实情况，重点分析落实过程中存在问题及管理重点，各月煤质管理的奖罚情况及分阶段累计情况，分析影响煤质好坏的原因，有什么好的方法可借鉴，比较相似工作面煤质指标情况。
从工作面掘进到拆除结束期间，详细记录生产组织安排，对生产中事故影响时间及发生事故的次数，要分类别、分单位统计，将本工作面事故发生的原因、影响时间进行分析，与其他工作面对比应该如何加强生产组织管理，并存在哪些不足和借鉴。从生产工艺、运输系统、地质条件、生产组织上进行分析。
5.人劳科负责范围
工作面掘进(包括车场、钻场部分)、底板注浆、工作面安装、回采、拆除各阶段和各月份的人工工资、总工资额、工效、总工数、直接工人数和总人数，以及从掘进到回采结束累计的人工工资、总工资额、工效、总工数、直接工人数和总人数，并与条件相近工作面进行比较，分析各阶段人员、工资、效率增减原因，所采取的工作制对生产效率、工资、工数变化有何影响，有哪些有效办法和值得推广借鉴的经验。
6.生产区队负责范围
各生产区队(采煤队、掘进队、通风队、探防队)在日常生产中要建立经济技术管理档案。工作面所发生的各种费用在下一个月5号前报送企管科(人工费用可到15日报送)。
7.企管科负责范围
根据施工单位报送资料及有关科室提供资料，对掘进、底板注浆、安装、回采、拆除各阶段的费用进行综合分析，并与相邻或相似工作面比较取得的经验及存在的不足。
(1)掘进成本分析。要将每米人工费、每米直接材料费、每米巷道全部成本，吨煤分摊费用，掘进出煤产值，掘进期间各项费用控制与管理办法，起到什么效果，与其它相似掘进巷道比较费用的增减原因进行分析。
(2)注浆成本分析。吨煤注浆费用总成本，并与其它相近工作面注浆费用比较，分析出注浆费用的增减情况。
(3)回采成本分析。回采阶段要分析定额的科学性，定额与实际发生的差别，直接材料费、间接材料费、分摊材料费以及电力、租赁费、修理费对成本的影响，哪些因素影响较大，哪些是降低成本的主要原因，各占多大比例，工作面拆除结束后要有总体评价，得出投入产出比、盈亏情况、吨煤成本的具体值，本工作面值得总结的经验和不足，今后在生产经营中如何控制。
(4)安装与拆除阶段要分析工作面的费用投入情况，与其它工作面比较费用、工期有哪些变化以及变化原因。
(5)一通三防成本分析。从开始掘进到回采结束期间监测监控设施及构筑通风设施的费用投入情况，并与其它相近工作面费用比较。
(二)技术部分
技术部分由生产技术科总负责，机电科、调度室、生产区队配合。
1.机电科负责范围
工作面从安装到拆除全部过程中的新技术、新工艺、创新亮点，设备的选型与配套情况、选用设备数量是否合理，还有哪些问题，使用中出现的各种事故原因分析，使用的设备与其它设备比较有何特点，巷道布置对设备布置有何影响，设备安装、拆除时间的长短，上山运输与下山运输对生产管理的优缺点比较。一个工作面结束后，要与条件相近工作面进行比较，对成功经验与不足之处进行总结，便于以后机电设备的优化选型。
2.调度室负责范围
工作面结束后调度室要将整个煤质情况做总结，分析各阶段的煤质管理成功和不足之处，块煤率、灰分与采煤工艺的关系，煤质管理的创新点，构造对煤质的影响。
3.生产区队负责范围
各生产区队(采煤队、掘进队、通风队、探防队)要严格按要求及时记录和填绘图表，生产中遇到的技术问题要认真记录分析，建立经济技术管理台账，每个月都要进行分析总结。工作面结束后，认真收集生产过程中各部门提供的技术资料(包括图纸、各种通知单、地质资料等)及本单位生产过程中报批的规程措施等并进行整理归档，及时对技术与管理作全方面的总结、归纳，报送到生产技术科、机电科。
4.生产技术科具体负责范围
(1)设计方面
工作面设计的依据，设计的优缺点比较，该设计与相同或相似工作面对比有哪些突破和改进，设计与施工有何差异，今后有哪些需要加以解决和借鉴之处，并与相近邻或相似工作面比较进行分析和总结。
(2)掘进方面
①负责统计整理掘进工作面的轨顺、皮顺、开切眼以及工作面其他辅助巷道的长度、支护形式、规格、用途、施工起止时间、工期;
②负责统计掘进巷道的煤岩类别、掘进头数;
③说明掘进期间采取的新工艺、新技术取得的成绩以及如何克服地质构造因素影响，掘进期间顶底板管理等;
④对照设计分析本工作面在设计方面的不足，对设计进行更改的原因，特别是改造巷、辅助巷等巷道的总量及布置理由，百万吨掘进率、单进水平等各项指标进行分析，并与相邻或相近工作面进行比较。
(3)测量方面
工作面贯通后进行导线贯通精度评定。
(4)底板注浆方面
①概述工作面顶、底板情况，预测手段与实际回采揭露的差别;
②统计注浆工程量、打钻工程量;
③掘进、回采及打钻注浆过程中探放水、涌水情况等;
④底板改造的前期评价和后期总结。包括对2次物探、底板加固钻孔设计，加固施工组织，存在的隐患及问题、注浆效果与相邻工作面比较，以及对加固时间、回采时间安排等内容进行总结。
(5)一通三防方面
①掘进期间局部通风管理;
②回采期间的通风系统管理;
③通风系统调整情况;
④掘进及回采期间瓦斯涌出情况;
⑤开始掘进至回采结束通风设施的构筑情况。
(6)回采方面
①工作面基本情况：工作面走向长度、倾斜长度、储量、可采期、起止时间、水文地质情况;
②工作面经济技术指标：煤层厚度、采高、循环产量、日产量等;
③工作面月份产量完成指标：实际完成情况，最高、最低、平均单产与相邻工作面比较;
④工作面月份质量标准化情况;
(7)技术档案的整理、综合分析
①技术档案的整理分析：收集工作面设计、开工报告、地质报告、掘进作业规程、安装作业规程、回采作业规程，过断层、薄煤带的安全技术措施，过大断层或薄煤带的分析总结，以及工作面收尾措施、拆除规程;工作面结束后，通过平时建立的基础资料对生产过程中采取的新工艺、新技术、发生的重大问题、采取的技术措施进行总结分析;
②综合分析：通过基础资料的归纳总结和分类分项分析，对回采工作面从掘进到底板注浆改造、安装、回采、最后拆除结束，全部过程进行总体评价，找出工作面管理的优缺点，为下个面提供借鉴和参考。针对本面的产量计划、接替计划、施工组织、掘进、安装、回采、回撤等环节，对设备配套，回采工艺乃至工作面设计、巷道断面布置、复杂地段回采措施、煤质管理以及作业规程修改补充等方面进行分析，各系统(主、辅助运输、通风、排水、供电等)设计是否合理，薄弱环节等存在原因及应采取的对策等。
四、经济技术档案管理
(一)各部门在日常工作中，要建立基础台账，从工作面的掘进到拆除结束，要详细记录。生产技术科每月进行的经济技术档案检查中，把建立基础台账作为一项重要检查内容纳入到考核。
(二)各项费用的统计要准确，掘进、底板注浆、工作面的安装、回采、工作面拆除等各项工作不是一个完整月份的，要按照天数折算。统计数据从掘进到拆除结束要求有分项分月和累计数据。
(三)每月14日17：00前，各部门必须将上月经济技术分析报告以电子文档形式送交生产技术科，纸质版本由本单位打印保存。
(四)掘进工作面施工结束后，经有关单位联合验收，在30天之内掘进队将经济技术档案(图纸、基础资料、经济技术总结报告)纸质、电子版形式一同送交生产技术科。每推迟一天罚款50元。
(五)采煤工作面安装结束后，在30天之内采煤队将经济技术档案(图纸、基础资料、安装经济技术总结报告)纸质、电子版形式一同送交生产技术科。每推迟一天罚款50元。
(六)工作面底板注浆加固工作结束后，在30天之内探防队将经济技术档案(图纸、基础资料、经济技术总结报告)纸质、电子版形式一同送交生产技术科。每推迟一天罚款50元。
(七)采煤工作面回撤结束后，在30天之内采煤队将经济技术档案(图纸、基础资料、回采经济技术总结报告和回撤经济技术总结报告)纸质、电子版形式一同送交生产技术科。每推迟一天罚款50元。
(八)采煤工作面回撤结束后30天之内，机电科、企管科、安检科、人劳科、调度室、生产科通风组、生产科设计组、生产科地质组、生产科采煤组、生产科掘进组将经济技术总结分析纸质、电子版形式一同送交生产技术科经济技术档案管理负责人。每推迟一天罚款50元。
(九)基础资料收集汇总后，按掘进、回采、地质防治水三大部分分别装订成册。生产技术科对各专业经济技术总结进行审核汇总，按照标准格式进行排版装订成册，最后形成一套完整的经济技术档案资料，由生产技术科定期向矿档案室移交，并办理移交手续。
五、检查与考核
(一)月度考核与奖罚
每月15日由总工程师牵头，生产技术科组织生产科采煤、掘进、设计、通风、地质防治水管理人员对各单位经济技术档案整理情况进行检查，其中生产技术科采煤、掘进、通风、地质防治水管理人员负责对相关区队进行检查，生产技术科采煤、设计管理人员负责对相关科室进行检查。并对检查结果进行评比打分，根据得分按区队和科室从高向低进行排名，对获得第一、第二名区队，每次分别奖励其经济技术档案管理人员1200元、900元，奖励单位负责人800元、600元。对得分倒数第一的区队，对其经济技术档案管理人员和其单位负责人罚款300元;对获得第一、第二名的科室，分别奖励其经济技术档案管理人员900元、600元，奖励单位负责人600元、400元。对得分倒数第一的科室，对其经济技术档案管理人员和单位负责人罚款200元。月度经济技术档案未进行总结的单位，对其经济技术档案管理人员和单位负责人罚款500元。奖罚结果由生产技术科每月造表报矿长审批后由人劳科执行。
(二)经济技术档案管理人员的奖罚
对于未按规定参加检查的经济技术档案工作人员，每次罚款100元，对在公司经济技术档案检查中提出批评的部分，按照责任划分，将给予相关单位经济技术档案负责人500元罚款。
每半年由总工程师召开矿经济技术档案工作总结评价会，对于经济技术档案工作取得明显进步的，有显著成绩的，视工作人员日常工作及每月检查问题情况，将给予经济技术档案工作人员1000-1500元的奖励。
(三)工作面结束后总结材料的评比与奖罚
工作面结束后进行一次总结评比打分，由生产技术科经济技术档案管理小组严格按照“xx煤矿工作面总结材料检查评分标准”对有关单位总结材料进行评比打分，根据评比结果对各单位经济技术档案管理人员进行奖励，对得分≥95分的单位经济技术档案管理人员奖励1000元，90分≤得分<95分的单位经济技术档案管理人员奖励800元，80分≤得分<90分的单位经济技术档案管理人员不奖不罚，对得分小于80分的单位经济技术档案管理人员罚款400元。对于未按规定时间报送总结材料单位，每推迟1天对其单位经济技术档案负责人罚款100元。奖罚结果由生产技术科造表报矿长审批后由人劳科执行。
(四)在集团公司组织的经济技术档案检查评比中，获得前三名的对相关责任科室经济技术档案管理及工作人员分别奖励5万元、4万元、3万元，由生产技术科造表报矿长审批后由人劳科执行。
(五)每个回采工作面结束后，召开由总工程师主持，矿长及相关人员参加的总结分析会，指出存在的问题，改进的方法，促进经济与技术档案的不断完善。主持人负责对每个单位在经济、技术档案建立过程效果进行评价。
第3篇 z建设集团公司审计档案管理办法
第一章总则
第一条为了加强集团公司审计档案管理工作,规范审计档案的收集、整理、归档、保管、查阅、统计及销毁等,以利于严守集团机密。根据《中华人民共和国档案法》、《审计署关于内部审计工作的规定》、《中国内部审计准则》及《甘肃第五建设集团公司内部审计工作规定》,结合工作实际,制定本办法。
第二条审计档案是内部审计机构在进行审计活动中直接形成的、具有保存价值的、各种形式的历史记录。
第二章收集整理
第三条审计档案应当按照层次进行分类收集。审计档案层次分类主要有:
(一)审计计划和结果管理类资料;
(二)审计工作底稿、基础归纳、汇总论述类资料;
(三)审计原始摘录、内外部证明类资料;
(四)被审计单位提供原始类及复制类资料。
第四条审计工作底稿资料应记录审计程序实施过程、审计事项核实、复核意见、审计初步评价意见等,审计底稿还应注明审计项目相关信息、审计外勤内勤时间等基本审计信息。
第五条审计档案整理应当及时、规范有序,建立索引编码;明确专人负责审计档案的管理。
第三章复查审核
第六条审计工作底稿等资料都应经过审核,应保持谨慎性。
第七条审计工作底稿等资料审查应由内审机构负责人全面负责,也可授权有关人员审查。
第八条审计档案应有记录及复核人员签署。
第九条审计档案应保持完整性,层次分明。
第十条健全审计工作档案复核制度,提高审计工作质量。
第四章立卷归档
第十一条审计工作结束后,应当立卷归档,建立审计项目档案,由审计人员按审计项目进行整理组卷,封面项目填写齐全,书写工整、装订牢固、四边整齐。
第十二条审计档案资料包括,但不限于:
(一)审计报告、审计结果沟通书及管理声明书;
(二)审计决定书、审计处理处罚书及审计建议书;
(三)被审计单位整改报告及附件资料;
(四)审计组相关说明及被审计单位执行审计决定情况;
(五)审计实施方案及审计通知;
(六)审计调查、复查或后续审计资料;
(七)内外部审计证据和工作底稿分项资料;
(八)被审计单位提供的原始或复制资料;
(九)审计过程形成笔录、信函、纪要及举报等相关资料。
第十三条审计档案应当进行登记造册,档案管理人员发生变动时,应按照审计工作规定办理移交手续。
第五章保管使用
第十四条审计档案的保管期限分为永久、定期两类,凡涉及集团重大投资、重要审计发现和由董事会下达的重大审计项目形成的审计档案应作永久保存。
第十五条审计档案由内审机构负责保存管理,审计人员应恪守保密原则。
审计档案一般不对外调阅,任何调用行为,都要经过内审机构负责人批准,报经集团公司董事会同意。
第十六条在工作需要时,依照调用程序并得到集团公司董事会批准及征求法律顾问意见后,提供给外部审计或司法部门。
第十七条审计档案管理应严格依法依规进行。
第六章附则
第十八条本办法可根据具体情况适时修订完善。
第十九条本办法自2023年11月1日起施行。本办法是对2007年10月1日制定印发的审计档案管理办法,经过研究修订形成,原办法同时废止。
第二十条本办法由集团公司审计机构负责解释。
第4篇 文书档案管理规定办法
文书档案管理规定
一、根据上级关于贯彻《中华人民共和国档案法》及其实施方法的决定和有关档案工作的指示,结合本院实际,特制定本制度,以加强本院文书档案工作。
二、坚持档案工作实行“统一领导,集中管理”的原则,本院设文书档案室和机要文书档案员,由院办公室领导,统一管理本院的文书档案。
三、机要文书档案员简称机要文书,要认真执行党和国家的方针、政策,贯彻执行档案工作的法律、法规和规章制度,积极学习档案科技知识,刻苦钻研档案业务,不断提高档案业务水平和服务质量,以高度负责的态度对待档案工作,保证工作任务的完成。无特殊情况,机要文书档案人员应保持相对稳定。
四、机要文书不仅具体管理文书档案和档案室,而且负责对本院各业务部门的文件资料的形成、积累和归档工作进行监督和指导,并从实际出发,制订、补订或修订必要的规章制度,加强文书档案和档案室的管理基础工作。
五、档案室应做好文书档案的收集和接收工作。并应于每年四月份前将上年具有保存价值的文件资料进行归档。
有保存价值的文件资料,是指具有现实查考使用价值和对学院改革、发展、建设等办学建校活动有研究价值的文件资料。
六、各业务部门应主动在每年第一季度内将具有保存价值的文件资料移送文书档案室。任何部门或个人既不得把规定不归档的资料擅自归档,又不得把具有保存价值的文件资料据为已有,或者拒绝归档。
七、送文书档案室的文件资料应符合下列要求:
⒈ 归档的文件资料不论采用手稿、印刷件、复印件、图片、软盘、录音带、录像带,都必须齐全完整。
⒉ 归档的书面文件资料手写文稿,不得用圆珠笔、复写笔、彩色笔书写,不得采用红墨水书写。出现上述情况,机要文书应及时要求有关部门或人员进行重抄或复制。
八、机要文书应对移送到文书档案室的外来文件资料和本院在工作活动中形成的全部档案进行科学的分类、加工整理和保管。对每年进入档案室的档案必须及时进行整理、编目和续排等工作。
九、档案室应建立档案统计工作,对档案的进入、移出、保管、改进、修补、销毁和利用等情况进行统计,并按照上级规定,报送档案基本情况统计表。
必要时,此项工作可在秘书和综合统计人员协助下完成。
十、机要文书应编制本院的《档案资料期限表》,经校主管领导人批准后执行。
十一、本院应定期对超过保管期限的档案资料进行鉴定。鉴定档案资料必须在院办公室主任的主持下,组成专门鉴定小组进行,鉴定工作结束后,应提出工作报告,并对经鉴定确无保存价值的档案资料进行登记造册,报送院长或经主管院领导人批准后销毁。
十二、档案室应力求逐步做到有能够最大限度地保持档案资料长期完整性的保管条件的技术组织措施。有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防丢失、防撕页或换页、防随意涂改和防斑点、褪色或字迹模糊等的设施。
机要文书要定期检查存放档案室内的档案资料状况,对字迹模糊、变质、损坏、破碎的档案资料必须及时进行恢复、修补或复制。
十三、机要文书应编制档案室存放的档案资料的《档案目录》、《案卷文件目录》和有关专题目录,建立档案资料目录总册。
十四、档案室应利用总存档案编写各种参考资料,主动开展档案利用工作,为学院的管理、改革、发展建设服务,并注意掌握档案的利用效果。
十五、应建立档案室管理制度,档案室保密制度,档案室借阅制度等。
十六、档案室对本院形成文件需要收集两份,汇集起来,编订成册,一套作立卷归档,一套供利用(查阅、摘录、复制),以保证档案的安全和方便利用。
十七、对上级规定移交的档案,必须按照上级要求及时办理移交手续,做好档案连同案卷目录等移交工作。
十八、对上级发下的文件及其复制件,需要借给或送给国内的其他单位,必须报请发文单位书面批准,对本院形成的文件,需要与国内的其他单位交流或交换,⑴对于规章制度,可通过学院档案室统一办理,其他部门和人员不得擅自处理;⑵对学院的规划、计划、工作总结等文件材料,必须经院长签准后,由学院档案室统一对外办理。
十九、不论是上级发下的文件及其复制件,还是本院的文件及其复制件,凡对国外单位和个人借阅、交换等,必须报请上级主管机关书面批准后才能通过档案室办理。
二十、任何部门和个人利用档案资料,未经院长或上级机关书面批准,不得擅自公布。
二十一、对档案的收集、整理、利用服务、保护和管理规范化、标准化、现代化,以及信息资源的开发等,做出显著成绩的部门和个人,学院予以奖励。
二十二、对损毁、丢失和擅自抄录、复制、伪造、涂改、撕(换)页、外传或外送、公布档案者及玩忽职守者,必须依据性质和情节予以行政处分或赔偿损失。属于《中华人民共和国档案法》第二十四条所列行为者,按规定办理。
二十三、机要文书档案人员调动工作时,必须在离开本岗前办好交接手续。
第5篇 某电网公司档案管理办法
1 总则
1.1为加强贵州电网公司(以下简称公司)档案管理工作的规范化、标准化和科学化,充分发挥各类档案在公司生产、经营和管理中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等相关法规和南方电网公司的有关规定,结合公司实际,制定本办法。
1.2档案管理是公司基础管理工作的组成部分,是维护公司合法权益,记载公司发展过程的一项重要工作。档案是公司资产的一部分,受国家法律保护。各单位有承担保护档案的义务。
1.3公司的档案不向社会开放,只限于公司工作活动中使用。档案管理部门要严格执行国家和公司的保密规定,防止档案的失密、泄密。
1.4对在工作中不负责任,违反本办法,造成档案失损、损毁的,依照公司有关规定处理;触犯《档案法》、《刑法》的依法追究刑事责任。
2适用范围
本办法适用于公司所属各单位。
3定义
3.1公司档案是指公司在生产、经营、管理、工程建设、科学研究等活动中直接形成的,具有保存和利用价值的文件材料、图表、照片、录音(像)带、光盘、电子等不同形式、不同载体的原始记录。
3.2特殊载体主要指载体类型为非纸介质的档案。
4管理职责
4.1公司档案管理工作接受南方电网公司的统一领导,实行以本行业管理为主,地方档案行政管理部门业务指导为辅的管理体制,实行统一领导、分级管理。
4.2公司办公室是公司档案的归口管理部门。
4.2.1贯彻执行国家档案局以及上级机关颁布的有关档案工作的政策、法规和规定,制定公司及所属单位档案管理工作规范、制度及实施办法。
4.2.2负责对公司各部门及所属单位的档案工作进行监督、检查和业务指导,交流和推广公司档案工作经验。
4.2.3收集、保管本单位各类档案。
4.2.4进行档案修复,延长档案寿命,并负责组织档案鉴定和销毁工作。
4.2.5组织所属单位档案管理人员的培训工作。
4.2.6参与本单位系统科研成果、技术鉴定、工程竣工等项目文件资料的验收工作。
4.2.7做好档案统计和档案资料开发利用工作,积极提供各类档案资料信息,为公司发展服务。
4.2.8负责组织实施档案管理现代化工作,建设公司数字档案馆。
5 归档
5.1公司单位(部门)的档案由形成部门负责收集、整理、归档,单位档案部门负责对档案的收集、整理工作进行监督、检查和指导,对接收进档案室的档案进行集中统一管理并提供利用。
5.2各单位办公室应加强对法律文书归档工作的指导、督促和审查。
5.3各单位的部门专兼职档案员应及时将办理完毕的、应归档的资料收集齐全,按照归档文件整理规则和档案分类进行整理后在规定的时间内统一向档案室移交。对不符合归档要求的,档案管理部门有权提出整改意见、限期整改。
5.4归档范围包括本单位在各项工作活动中形成的,已办理完毕,具有查考利用价值的文字、图纸、图表、照片、录音、录像、电子文件、奖状、奖旗、奖杯、题词和字画等。(详参见《科技档案归档文件指导目录》及《贵州电网公司本部文书档案归档范围、时间及保管期限表》)
5.5归档要求
5.5.1归档的文件和材料要求齐全、完整和准确。各部门应注意日常工作中归档材料的形成和积累,做好收集整理工作,档案部门有权要求归档材料形成部门提供相应的资料,任何部门和个人不得以任何借口拒交文件。
5.5.2归档部门将归档文件按照归档规范在数字档案馆系统中录入,打印移交目录向档案室移交。
5.6归档时间
5.6.1文书档案(含信访档案、合同档案、审计档案、0-5大类照片档案)每年3月份以前移交上年的档案。
5.6.2科技档案在项目竣工(成果鉴定)3个月之内向档案室移交。
5.6.3会计档案每年12月底以前移交在财务部门保管了一年的档案(例如2008年12月底以前移前2006年的档案)。
5.6.4荣誉类、纪念品类实物档案在收到后一周内移交归档;证件类实物档案每年1月份以前移交;印章类实物档案在印章作废一月内移交归档。
5.6.5录音文件的归档时间为录制完成一周之内移交归档。
6归档方式
6.1文书档案采取档案管理部门与档案形成部门结合立卷的方式,即各部门兼职档案员按照档案室安排的时间,在档案室的指导下对本部门的帐外文件进行补充录入,对本部门的档案进行整理、编号,档案室装盒入库上架。
6.2科技档案由归档部门兼职档案员在专职档案员的指导下,在数字档案馆系统中录入归档案卷及文件,对文件进行整理并立卷,打印文件移交目录,档案室对案卷进行编目并入库上架。
6.3会计档案由财务部门兼职档案员在专职档案员的指导下,在数字档案馆系统中录入会计档案,对会计凭证、工资册、对帐单、帐簿、报表进行整理、装订,打印移交目录,档案室对案卷进行编目并入库上架。
6.4照片档案由各拍摄者在专业档案员的指导下,在数字档案馆系统中录入照片档案并对一组关联照片进行组合,打印照片移交目录,档案室对照片档案进行整理、装册并入库上架。
6.5录音文件档案由录音者在专业档案员的指导下,在数字档案馆系统中录入录音文件,打印录音文件移交目录,档案室对录音文件进行整理入库。
6.6实物档案由各部门兼职档案员在数字档案馆系统中录入实物档案,打印移交目录,档案室拍摄实物档案照片并与目录挂接,对实物档案进行编号并入库。
6.7光盘档案由归档部门将电子数据按照年度或项目刻录光盘,在数字档案馆系统中录入光盘档案,打印移交目录,档案室对光盘档案进行编号并入库。
6.8各类档案的归档方式和流程严格按照《贵州电网公司档案业务工作规范》(以下简称“规范”)中的相关要求执行。
6.9归档流程所涉及的部门有责任按时完成在归档过程中所承担的工作,保障档案收集的齐全、完整、准确、规范、及时和高效。
7档案的分类
7.1各类档案的整理和编目工作要遵循《贵州电网公司档案业务工作规范》中的整理规则、著录信息和目录格式规范。
7.2公司的档案分类、编码设置与实际工作密切结合,根据国家档案局对企业档案分类管理和南方电网公司对分类表的统一要求,以公司全部档案为对象,遵循档案形成的规律,依据公司职能,本着便于保管和利用的原则进行分类。
7.3公司档案共设置五大门类14个档案类型。
7.3.1文书档案。包括:0党群工作,1行政管理,2经营管理,3生产技术管理,4财务审计和5人事劳资,六个一级类目。
7.3.2会计档案。会计帐务类档案属于4大类财务审计类目下,但由于其管理方式与文书档案不同,因此单独设为一个门类。各单位可结合自身实际,根据其形成特点,增设类型分别编目、排架。
7.3.3科技档案。包括:电力系统生产调度(6大类),科学技术研究(7大类),基本建设(8大类),设备仪器(9大类)。
7.3.4特殊载体档案。其在传统的10个一级类目的管理范畴,在内容和分类上属于上述0-9大类类目,但由于存载体形式的不同,其保管方式也不同,因此在实际管理时设立单独的门类进行管理,包括:照片档案、磁性载体档案、录音文件、实物档案和电子文件光盘。其分类代字如下:
特殊载体档案名称
代字
照片档案
zp
磁性载体档案
c*
录音文件
ly
实物档案
sw
光盘
gp
7.3.5电子类文件(ed)。
8 档案管理
8.1根据《档案法》第十三条规定,为便于档案的管理和利用,档案室应建立健全各项规章制度,并制定严格的考核和奖惩办法。档案管理制度主要有《库房管理制度》、《电子档案保管制度》、《保密工作制度》、《统计制度》、《鉴定、销毁制度》等。
8.2档案室要设置规范的档案专用库房及档案柜架。必须做到“三室分设”,即档案室(库)、工作室、阅览室。档案库必须坚固、严密,做到防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防磁。
8.3档案室须配备温(湿)度控制设备、计算机、复印机、激光扫描仪、打印机及影像设备等。
8.4各种载体的档案进入库房前必须进行检查和必要的技术处理,定期进行库藏档案的清理和核对工作,发现情况,立即采取抢救措施。
8.5公司部门要定期对档案的接收、移出、保管数量和状况及利用情况进行统计。
9档案的开发利用
9.1开发利用档案信息是档案工作的重要任务。档案部门要积极开展档案信息开发、利用工作,严格执行档案开发利用的相关制度和规范,为公司各项工作服务。档案的开发利用制度和规范主要有《档案借阅制度》、《档案编研工作规范》
9.2档案部门要积极主动配合档案利用者,并为其提供方便。公司档案室可根据档案特点及工作需要,重点编写具有参考价值的资料。如:全宗介绍、年鉴、专题介绍、科研项目及成果简介等。
9.3档案的开发与利用必须严格执行档案保密制度。若有违反者,按国家相关法律法规执行。
10 附则
10.1本办法由公司办公室负责解释。
10.2本办法自印发之日起实行。
10.3《贵州电网公司档案业务工作规范》《贵州电网公司档案管理工作规范》《贵州电网公司数字档案馆系统管理规范》《档案目录格式、标准表单》是本办法的具体管理规范,与本档案管理办法具有相同的效力。
第6篇 会计档案管理规定办法
会计档案管理规定
第一条
会计档案是会计核算的专业材料,包括会计凭证、会计帐薄和财务报告等。它是记录经济业务的重要史料和证据,是国家档案的重要组成部分,也是各企业的主要档案之一。
第二条
按照《会计档案管理办法》会计档案管理工作必须做到制度完备、资料完整、安全保密、入档及时、存入有序、专人保管。
第三条 会计档案的范围
1、会计凭证:包括原始凭证、记账凭证、其他会计凭证。
原始凭证是在经济业务发生时,由业务经办人员直接取得或者填制,用以表明某项经济业务已经发生或其完成情况并明确有关经济责任的一种凭证。原始凭证是填制记账凭证或登记账薄的原始依据,是重要的会计核算资料。原始凭证包括从外单位取得的原始凭证和自制原始凭证两种。
记账凭证是对经济业务按其性质加以归类,确定会计分录,并据以登记会计账薄的凭证。
其他会计凭证是指以上凭证之外的凭证。
2、会计账簿是指以会计凭证为依据,全面、连续地记录一个单位的经济业务,对大量分散的数据或资料进行归类整理,逐步加工成有用会计信息的簿籍。它是编制会计报表的重要依据。会计帐簿:包括日记帐、明细帐、总帐、各种辅助帐。
3、财务报告指用来反映会计实体的财务状况和经营成果的总结性书面文件,包括会计报表、附表以及财务情况说明书等。会计报表包括月、季、年度会计报表及附注。
4、其他类会计档案包括银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册等。其他应当保存的会计核算专业资料是指与会计核算有关的重要资料。
第四条 会计档案的立卷和保管
1、会计档案的分类和编号。会计档案可分为四类:会计凭证类、会计帐簿类、会计报表类和其它类,根据四类档案进行分级编号管理。
2、财务部门按照上述归类和编号负责整理立卷。会计档案均应采用硬纸卷盒(或卷皮)进行包装。
3、会计档案的移交。会计档案在会计年度终了后由财务部门保管一年,以备随时查阅,满一年后,有单独档案部门的,同财务部门编造清册移交档案部门保管。
4、档案部门对所保管的会计档案应建立“会计档案保管清册”由会计档案经管人负责登记。
5、会计档案的存放。应按照上述分类和卷盒编号分类顺序存放。存放地点应注意防火、防潮、防污、防窃、防蛀、防鼠。
6、会计档案的清点和检查要每年进行一次,检查档案完整、借阅情况及安排情况,以及保管期满应处理的档案,发现问题应及时采取措施进行处理。
7、各种会计档案的保管期限要按规定执行。
第五条 会计档案的调阅
1、本公司人员调阅会计档案,要经主管会计同意;外单位人员调阅会计档案要有正式介绍信,并经会计主管或企业领导人批准;会计档案原件不得外借。
2、调阅会计档案须填写会计档案调阅登记簿,需要复印的要经本企业领导同意并进行登记,查阅过程中档案管理人员不得离开现场。调阅人员不得在案卷中勾、划、涂、抹,不得抄录与调阅无关的内容。
第六条 会计档案的销毁
1、对保管期满的会计档案,要按照规定由档案部门提出销毁意见会同财会部门共同鉴定,严格审查,对其中未了结的债权、债务的原始凭证应抽出另立卷,保管到确无保存价值时再进行销毁。
2、对按规定可以销毁的档案,应编造“会计档案销毁清册”,经领导审查,报上级主管单位批准后销毁,档案销毁时应由财会部门和档案部门共同派员监销,监销人员在销毁档案之前应认真进行清点核对,并在销毁清册上签名盖章,销毁清册一式三份,分别由档案、财会、上级主管单位保留。
第7篇 大学学生档案管理办法
大学学生档案管理办法
学生档案是如实记载学生在校期间学习、生活、成长的记录，为了贯彻党的教育方针，真正落实国家颁布的《教育法》，加强对学生的思想教育和各方面的管理；更好地了解、考察和培养学生为学生毕业后用人单位的录用起到积极的作用；为了准确无误的整理保管每一名学生的档案材料内容，特制定本办法
一、管理原则
学生档案管理实行全校学生档案集中统一管理，切实维护学生档案的完整性和真实性。
二、学生档案归档范围
1、学生高考资料
2、高等学校毕业生体检表
3、高等学校毕业生登记表
4、入团志愿书
5、入党申请书、志愿书及考核、培养、调查材料
6、学生奖惩材料
7、学生学籍异动材料
8、成绩总表
9、学生教育实习、毕业实习考核成绩评定表
10、其它
三、学生档案管理人员工作职责
1、负责对各学院、部门的学生档案材料的整理进行指导、督促，在每年十二月对学生档案的收集整理进行检查、考核。
2、积极提供利用并办理档案的查阅。
3、保管好学生档案，遵守保密制度，保证学生档案的安全。
4、做好学生档案的进出、交接和转递工作。
5、办理其他有关事宜。
四、部门学生档案管理工作职责
1、各学院按各自职责范围收集和整理相关学生档案材料。
2、学生档案材料一律用钢笔或毛笔书写。
3、学生在校期间形成的档案材料由各学院收集保管，并在每年十一月底以前完成上一学年度形成的档案材料的整理。
五、学生档案的查阅
1、查阅人需持有关证件在阅览室查阅，不允许将档案带出阅览室。
2、查档人不允许在档案上圈划、涂抹、篡改、批注，不得抽出档案材料，不得向无关人员泄露档案内容。
3、档案原则上不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还。
4、查阅学生档案一般限对学工处、保卫处、教务处、各学院。
六、学生档案的交接与转递
1、每年各类招生结束后，有关部门（招生办或教务处）应及时将学生档案移交。移交过程中，必须认真清点、核对，并办理交接手续。
2、招生过程中和招生结束后，凡涉及学生退档，须经招生办同意后，办理有关退档手续。
3、学生毕业派遣后，学生管理科在一个月内将档案转至毕业生就业单位或学生入学时的生源所在地毕业生分配办公室或人才交流机构，如有特殊情况，需将档案保留在校的，经有关部门同意后，按学校代管档案办法办理。
4、档案转递应办理登记手续，填写“转递通知单”，通过机要（特快专递）转递档案，“转递通知单”回执返回后应及时整理并归档备查。
5、学生档案转出一律不对学生个人和家长。档案接收单位到校领取档案必须持有公函，并由领取人签名。
（1）学生转学，应凭转学审批表和招生录取名单，办理档案的转出或转入手续；
（2）学生考入高一级院校，凭录取学校的录取通知书或调档函办理档案转出手续；
（3）根据国家关于毕业生就业政策的规定，逾期未落实工作单位的学生档案将转至生源所在地毕业生就业主管部门保管；
（4）档案的转递应由工作人员专送或通过机要邮寄，学生本人或其委托人不得自带。
第8篇 某酒店员工档案管理办法
第9篇 某某广电物业公司档案管理办法
某广电物业公司档案管理办法(暂行)
一、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度需存档的文书档案并履行清交手续。
二、各部室应明确规定档案责任人,档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。
三、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添
第10篇 电网公司档案管理办法
1 总则
1.1为加强贵州电网公司（以下简称公司）档案管理工作的规范化、标准化和科学化，充分发挥各类档案在公司生产、经营和管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等相关法规和南方电网公司的有关规定，结合公司实际，制定本办法。
1.2档案管理是公司基础管理工作的组成部分，是维护公司合法权益，记载公司发展过程的一项重要工作。档案是公司资产的一部分，受国家法律保护。各单位有承担保护档案的义务。
1.3公司的档案不向社会开放，只限于公司工作活动中使用。档案管理部门要严格执行国家和公司的保密规定，防止档案的失密、泄密。
1.4对在工作中不负责任，违反本办法，造成档案失损、损毁的，依照公司有关规定处理；触犯《档案法》、《刑法》的依法追究刑事责任。
2适用范围
本办法适用于公司所属各单位。
3定义
3.1公司档案是指公司在生产、经营、管理、工程建设、科学研究等活动中直接形成的，具有保存和利用价值的文件材料、图表、照片、录音（像）带、光盘、电子等不同形式、不同载体的原始记录。
3.2特殊载体主要指载体类型为非纸介质的档案。
4管理职责
4.1公司档案管理工作接受南方电网公司的统一领导，实行以本行业管理为主，地方档案行政管理部门业务指导为辅的管理体制，实行统一领导、分级管理。
4.2公司办公室是公司档案的归口管理部门。
4.2.1贯彻执行国家档案局以及上级机关颁布的有关档案工作的政策、法规和规定，制定公司及所属单位档案管理工作规范、制度及实施办法。
4.2.2负责对公司各部门及所属单位的档案工作进行监督、检查和业务指导，交流和推广公司档案工作经验。
4.2.3收集、保管本单位各类档案。
4.2.4进行档案修复，延长档案寿命，并负责组织档案鉴定和销毁工作。
4.2.5组织所属单位档案管理人员的培训工作。
4.2.6参与本单位系统科研成果、技术鉴定、工程竣工等项目文件资料的验收工作。
4.2.7做好档案统计和档案资料开发利用工作，积极提供各类档案资料信息，为公司发展服务。
4.2.8负责组织实施档案管理现代化工作，建设公司数字档案馆。
5 归档
5.1公司单位（部门）的档案由形成部门负责收集、整理、归档，单位档案部门负责对档案的收集、整理工作进行监督、检查和指导，对接收进档案室的档案进行集中统一管理并提供利用。
5.2各单位办公室应加强对法律文书归档工作的指导、督促和审查。
5.3各单位的部门专兼职档案员应及时将办理完毕的、应归档的资料收集齐全，按照归档文件整理规则和档案分类进行整理后在规定的时间内统一向档案室移交。对不符合归档要求的，档案管理部门有权提出整改意见、限期整改。
5.4归档范围包括本单位在各项工作活动中形成的，已办理完毕，具有查考利用价值的文字、图纸、图表、照片、录音、录像、电子文件、奖状、奖旗、奖杯、题词和字画等。（详参见《科技档案归档文件指导目录》及《贵州电网公司本部文书档案归档范围、时间及保管期限表》）
5.5归档要求
5.5.1归档的文件和材料要求齐全、完整和准确。各部门应注意日常工作中归档材料的形成和积累，做好收集整理工作，档案部门有权要求归档材料形成部门提供相应的资料，任何部门和个人不得以任何借口拒交文件。
5.5.2归档部门将归档文件按照归档规范在数字档案馆系统中录入,打印移交目录向档案室移交。
5.6归档时间
5.6.1文书档案(含信访档案、合同档案、审计档案、0-5大类照片档案)每年3月份以前移交上年的档案。
5.6.2科技档案在项目竣工（成果鉴定）3个月之内向档案室移交。
5.6.3会计档案每年12月底以前移交在财务部门保管了一年的档案（例如2008年12月底以前移前2006年的档案）。
5.6.4荣誉类、纪念品类实物档案在收到后一周内移交归档；证件类实物档案每年1月份以前移交；印章类实物档案在印章作废一月内移交归档。
5.6.5录音文件的归档时间为录制完成一周之内移交归档。
6归档方式
6.1文书档案采取档案管理部门与档案形成部门结合立卷的方式，即各部门兼职档案员按照档案室安排的时间，在档案室的指导下对本部门的帐外文件进行补充录入，对本部门的档案进行整理、编号，档案室装盒入库上架。
6.2科技档案由归档部门兼职档案员在专职档案员的指导下，在数字档案馆系统中录入归档案卷及文件，对文件进行整理并立卷，打印文件移交目录，档案室对案卷进行编目并入库上架。
6.3会计档案由财务部门兼职档案员在专职档案员的指导下，在数字档案馆系统中录入会计档案，对会计凭证、工资册、对帐单、帐簿、报表进行整理、装订，打印移交目录，档案室对案卷进行编目并入库上架。
6.4照片档案由各拍摄者在专业档案员的指导下，在数字档案馆系统中录入照片档案并对一组关联照片进行组合，打印照片移交目录，档案室对照片档案进行整理、装册并入库上架。
6.5录音文件档案由录音者在专业档案员的指导下，在数字档案馆系统中录入录音文件，打印录音文件移交目录，档案室对录音文件进行整理入库。
6.6实物档案由各部门兼职档案员在数字档案馆系统中录入实物档案，打印移交目录，档案室拍摄实物档案照片并与目录挂接，对实物档案进行编号并入库。
6.7光盘档案由归档部门将电子数据按照年度或项目刻录光盘，在数字档案馆系统中录入光盘档案，打印移交目录，档案室对光盘档案进行编号并入库。
6.8各类档案的归档方式和流程严格按照《贵州电网公司档案业务工作规范》（以下简称“规范”）中的相关要求执行。
6.9归档流程所涉及的部门有责任按时完成在归档过程中所承担的工作，保障档案收集的齐全、完整、准确、规范、及时和高效。
7档案的分类
7.1各类档案的整理和编目工作要遵循《贵州电网公司档案业务工作规范》中的整理规则、著录信息和目录格式规范。
7.2公司的档案分类、编码设置与实际工作密切结合，根据国家档案局对企业档案分类管理和南方电网公司对分类表的统一要求，以公司全部档案为对象，遵循档案形成的规律，依据公司职能，本着便于保管和利用的原则进行分类。
7.3公司档案共设置五大门类14个档案类型。
7.3.1文书档案。包括：0党群工作，1行政管理，2经营管理，3生产技术管理，4财务审计和5人事劳资，六个一级类目。
7.3.2会计档案。会计帐务类档案属于4大类财务审计类目下，但由于其管理方式与文书档案不同，因此单独设为一个门类。各单位可结合自身实际，根据其形成特点，增设类型分别编目、排架。
7.3.3科技档案。包括：电力系统生产调度（6大类），科学技术研究（7大类），基本建设（8大类），设备仪器（9大类）。
7.3.4特殊载体档案。其在传统的10个一级类目的管理范畴，在内容和分类上属于上述0－9大类类目，但由于存载体形式的不同，其保管方式也不同，因此在实际管理时设立单独的门类进行管理，包括：照片档案、磁性载体档案、录音文件、实物档案和电子文件光盘。其分类代字如下：
| 特殊载体档案名称 | 代字 |
| 照片档案 | zp |
| 磁性载体档案 | cx |
| 录音文件 | ly |
| 实物档案 | sw |
| 光盘 | gp |
7.3.5电子类文件（ed）。
8 档案管理
8.1根据《档案法》第十三条规定，为便于档案的管理和利用，档案室应建立健全各项规章制度，并制定严格的考核和奖惩办法。档案管理制度主要有《库房管理制度》、《电子档案保管制度》、《保密工作制度》、《统计制度》、《鉴定、销毁制度》等。
8.2档案室要设置规范的档案专用库房及档案柜架。必须做到“三室分设”，即档案室（库）、工作室、阅览室。档案库必须坚固、严密，做到防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防磁。
8.3档案室须配备温（湿）度控制设备、计算机、复印机、激光扫描仪、打印机及影像设备等。
8.4各种载体的档案进入库房前必须进行检查和必要的技术处理，定期进行库藏档案的清理和核对工作，发现情况，立即采取抢救措施。
8.5公司部门要定期对档案的接收、移出、保管数量和状况及利用情况进行统计。
9档案的开发利用
9.1开发利用档案信息是档案工作的重要任务。档案部门要积极开展档案信息开发、利用工作，严格执行档案开发利用的相关制度和规范，为公司各项工作服务。档案的开发利用制度和规范主要有《档案借阅制度》、《档案编研工作规范》
9.2档案部门要积极主动配合档案利用者，并为其提供方便。公司档案室可根据档案特点及工作需要，重点编写具有参考价值的资料。如：全宗介绍、年鉴、专题介绍、科研项目及成果简介等。
9.3档案的开发与利用必须严格执行档案保密制度。若有违反者，按国家相关法律法规执行。
10 附则
10.1本办法由公司办公室负责解释。
10.2本办法自印发之日起实行。
10.3《贵州电网公司档案业务工作规范》《贵州电网公司档案管理工作规范》《贵州电网公司数字档案馆系统管理规范》《档案目录格式、标准表单》是本办法的具体管理规范，与本档案管理办法具有相同的效力。
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第11篇 附属中学文书类档案管理办法
为了加强z师范大学附属中学文书类档案（以下简称文书档案）业务建设，逐步实现文书档案工作的规范化，不断提高科学管理水平，有效地为学校工作和社会服务，依据《归档文件整理规则》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法律、法规、规章，结合学校实际，制定本管理方法。
一、文书档案归档和不归档范围
凡是学校在党务、行政、外事、出版、设备等管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表等文件材料，均属文书档案。
（一）归档范围
1.反映学校管理职能活动和基本历史面貌的，对学校工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。主要包括党务、行政、出版、外事、设备五个系统职能活动的内容，具体范围见附表。
2.本校工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。
3.本校需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。
4.其他对本校工作具有查考价值的文件材料。
（二）不归档范围
1.上级机关普发或转发供参阅、不办的文件材料，征求意见未定稿的文件。
2.重份文件。
3.无参考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿。
4.无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、电话记录。
5.本校负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。
6.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。
7.下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
8.未生效的合同、协议书。
二、文书档案工作岗位责任制
（一）部门分管档案工作的领导职责
1.组织本部门人员学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入议事日程，定期研究档案工作。
2.加强同档案室联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档档案的质量。
3.对文秘工作人员和兼职档案人员，提出档案工作的具体要求，帮助他们解决工作中的实际困难。
（二）各部门兼职档案人员职责
1.负责本部门文件材料的收集工作。
2.按文书材料的归档范围，负责形成与积累阶段各环节的文件材料并及时向档案室移交。
3.做好存放在本部门的文件材料的装订、分类、编目、登记、保管、利用等工作。
三、文书材料的归档流程
（一）形成与积累
1.年初各部门布置工作时，同时布置形成积累文件材料的任务。
2.部门兼职档案员按文书档案归档范围和保管期限表分别积累文件材料，并定期进行整理。
3.归档的文件材料应齐全完整，字迹模糊或易褪变的文件材料应予复制。
4.部门产生的文件材料，一般整理一份送档案室，一份自存档。
（二）整理方法
1.装订
归档文件材料应按件装订，一般在左侧装订，要求文件材料左、下侧边对齐。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后。文件材料用不锈钢钉或线装订，对破损的文件材料应进行修补。
2.分类
分类方案：分年度──分二级类目──分保管期限
（1）分年度
先将文件材料按其形成或针对的年度分开，一般文件材料归入其形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度。
（2）分二级类目（分问题）
每个年度下按问题分类，一级类目是文书类档案实体分类的最高层位，标识为“WS”。文书档案划分为二级类目的，其分类标识规定如下：
二级类目名称标识代号
党务WS11
行政WS12
外事WS13
出版WS14
设备WS15
（3）分保管期限
归档文件材料在二级类目内划分保管期限，分为永久、定期两种，其中永久用“Y”表示，定期一般分为30年、10年，具体保管期限见附表。
3.排列
归档文件材料应在二级类目下同一保管期限内排列，按事由结合时间、重要程度等排列，会议文件、统计报表等成套性文件材料可集中排列。
4.编号
归档文件材料按排列顺序逐件编号。
5.编制归档文件目录
归档文件材料应依据档号的顺序编制归档文件目录，其格式式样如下表：
归档文件目录
2011-WS11-Y
件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注
上述表中各项填写要求如下：
件号：档案室编件号；
责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者；
文号：文件的发文字号；
题名：文件材料标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号；
日期：文件材料形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日；
页数：每一件归档文件材料的页数（需在对应档案实体件的最后一页的右上角标注页数），文件中有图文的页面为一页；
备注：注释文件需说明的情况。
6.装盒
将归档文件材料按编号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同保管期限的文件材料不得装在同一盒内。档案盒统一使用由省档案管理部门监制的硬纸盒。
7.备考表
备考表置于盒内文件材料之后，并填写表内项目内容：
（1）盒内文件情况说明填写盒内文件材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；
（2）整理人：负责整理归档材料文件的人员姓名；
（3）检查人：负责检查归档文件材料整理质量的人员姓名；
（4）日期：归档文件材料整理完毕的日期。
四、归档时间
文书材料于次年三月前，由文件材料形成和积累部门初步整理后送档案室，由档案室于六月底前整理归档并制作全引目录。
第12篇 z大学物业合同档案管理办法
n大学物业公司合同档案管理办法
为进一步规范合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本办法。
一、本办法所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包含劳动合同)。
二、合同档案管理原则
1、合同档案实行公司办公室集中统一管理,以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、办公室应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档,并负责监督指导各部门的合同管理工作。
3、需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门,为合同承办部门,承办部门应根据合同项目需要指定承办人,试用期内员工不得作承办人。
三、合同文档的管理办法
1、合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。
2、合同编号规则:承办部门名称首字母-合同签署年、月份(六位)-顺序号(三位)。示例:jykfb-202206-001(经营开发部2023年6月份第1号合同)
3、合同管理实行承办部门负责制度,承办部门对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门负责人为第一责任人,承办人为直接责任人。
4、公司分管领导对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监督。
5、公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约,作出承诺,签订合同或具有履约性质的书面文件。
6、合同承办部门和财务部应分别建立合同台账,实行履行跟踪报告责任制,合同履行及原始资料必须由办公室保管,承办部门只留存复印件。
7、保存的合同文档每年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任;对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议,由办公室、财务部甄别并予以归案。
8、办公室要加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,编制合同统计清单,以有效开展合同文档的查询、利用工作。
9、各部门员工可到办公室查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须进行登记,由办公室办理相关借阅手续,以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。
10、合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施,以确保合同文档的安全。
11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料,违者视情节予以处罚。
12、合同文档的密级为机密,任何人不得擅自将合同对外公开,违者视情节予以处罚。
13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间,并交予财务部及时催、付款。
四、合同文档的移交
1、各部门在正式签署合同后,须在一周内将合同正本原件移交办公室存档。
2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整,必须层次分明,符合其形成规律。倘若合同发生变更,则合同编号不予改变。
3、合同文档移交时,必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。
五、合同台账管理
1、凡以公司名义签订的合同,均应由合同经办部门建立合同台账,并同时向办公室备案,涉及到款项收付的还应同时向财务部备案。
备案是指合同经办人将合同台账、经办人签字确认无误的合同提交相关部门。
2、合同经办人员及部门应在合同签订生效后三日内建立合同台账并按规定履行备案、移交手续。
3、合同台账采用表格式,一份合同填写一张表格,建立一份档案。
4合同台帐应包括以下内容:
1)、合同名称;
2)、合同主体;
3)、合同内容(主要包括合同总价款、付款方式、付款时间、违约责任、纠纷解决方式、对方联系人及联系方式及其他须注明的事项);
4)、合同履行情况(合同履行的进度、合同履行完毕的时间);
5)、备注(有无违约、争议、诉讼、合同变更、无效、所附资料等情况)
6)、其他应当记载的重要内容。
5、合同台账应附以下资料:
1)、合同文本;
2)、对方加盖公章的企业法人营业执照等对方应提供的资料的复印件;自然人身份证复印件;
3)、对方委托代理人授权委托书及代理人身份证明;
4)、补充合同、会议纪要、往来函电;
5)、其他与合同有关的重要资料。
6、合同履行过程中发生变更、中止等情形的,合同经办人应及时在合同台账表备注栏中予以注明,并报办公室备案。如涉及到合同价款收付条款变更(包括付款金额、付款时间、付款条件等情形)的,同时报财务部备案。
7、合同台账管理人员、办公室合同管理人员、财务人员,有权对备案合同及所附资料进行审查,发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时,应及时要求合同经办人员采取措施予以纠正或补充资料,以保证合同的签订和履行合法有效。
六、本办法由公司办公室负责解释。
本办法自颁布之日起执行。
