收款日常管理制度
为了进一步规范应收账款的日常管理和健全客户的信用管理体系,对应收账款在销售的事前、事中、事后进行有效控制,特制定本管理规范。
一、建立客户档案,进行有效的信用评估和跟踪记录:
二、事前控制:(签约到发货)
从初识客户到维护老客户,业务人以及经办业务的各级管理人员都应全面了解客户的资信情况,选择信用良好的客户进行交易。
对客户的审查内容(5w):
1、who 人员素质,销售业绩,社会关系
2、where 地理位置,物流配送情况
3、when 从事本行业的时间,何时开始合作,有否合作经历
4、what 信用档案,有无不良纪录
5、why 关键点,为什么要合作,合作原因,合作动机,合作前景
对客户的评定等级
a 类客户,回款2个月内
b 类客户,回款5个月内 (最好预付一部分货款)
c 类客户,回款8个月内 (必须预付一部分货款)
d 类客户,回款时间相当长,不可靠 (必须货款两清)
签约时要对销售合同的各项条款进行逐一审查核对,合同的每一项内容,都有可能成为日后产生信用问题的凭证。合同是解决应收账款追收的根本依据。
在销售合同中应明确的主要内容 :
1、明确交易条件,如:品名、规格、数量、交货期限、价格、付款方式、付款日期、运输情况、验收标准等;
2、明确双方的权利义务和违约责任;
3、确定合同期限;
4、签订时间和经办人签名加盖合同专用章或公司印章(避免个人行为的私章、单一签字或其它代用章);
5、电话订货,最好有传真件作为凭证。
合同的签订必须经过市场部经理审核确认才可以盖章。
三、事中控制:(发货到收款)
1、发货查询,货款跟踪。每次发货前客服部必须与销售合同保持核对;公司在销售货物后,就应该启动监控程序,根据不同的信用等级实施不同的收账策略,在货款形成的早期进行适度催收,同时注意维持跟客户良好的合作关系。(由销售人员和客服中心进行全程跟踪)
收账策略如下:
a 类客户,按常规合同
b 类客户,最好预付一部分货款
c 类客户,必须预付一部分货款
d 类客户,必须货款两清
2、回款记录,账龄分析。财务要形成定期的对账制度,每隔一个月或一季度必须同顾客核对一次账目,形成定期的对账制度,不能使管理脱节,以免造成账目混乱互相推诿、责任不清;并且详细记录每笔货款的回收情况,经常进行账龄分析。
有几种情况容易造成单据、金额等方面的误差。
1、产品结构为多品种、多规格;
2、产品的回款期限不同,或同种产品回款期限不同;
3、产品出现平调、退货、换货时;
4、客户不能够按单对单(销售单据或发票)回款;
以上情况会给应收账款的管理带来困难,定期对账避免双方财务上的差距像滚雪球一样越滚越大,而造成呆、死账现象,同时对账之后要形成具有法律效应的文书,而不是口头承诺。
四、事后控制:(欠款到追收)
1、欠款到追收。对拖欠账款的追收,要采用多种方法清讨,催收账款责任到位。原则上采取大区经理负责制,再由大区经理落实到具体的业务员身上。如果是单一的大区经销商或代理商,则由客服中心定期对其进行沟通、催付。对已发生的应收账款,可按其账龄和收取难易程度,逐一分类排序,找出拖欠原因,明确落实催讨责任。对于确实由于资金周转困难的企业,应采取订立还款计划,限期清欠,采取债务重整策略。应收账款的最后期限,不能超过回款期限的1/3(如期限是60天,最后收款期限不能超过80天);如超过,即马上采取行动追讨。
