某茶楼资金管理制度
第一条所有人员必须根据合法、完整的原始凭证,按规定粘贴、填制报销帐单据。
1、原始凭证的基本要求
1)原始凭证内容必须具备:凭证的名称;填制凭证的日期;填制凭证单位名称或者填制人的姓名;经办人员的签名或者盖章;接受凭证单位的名称;经营业务的内容、数量、单位和金额。
2)从外单位取得的原始凭证,必须符合国家票证管理办法,并盖有填制单位的公章;从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定人员的签名或盖章。
3)凡填有大写或小写金额的原始凭证,大写与小写必须相符。购买实物的原始凭证,必须有入库单或验收证明;支付款项的原始凭证,必须有收款单位的收款证明。
4)一式几联的原始凭证,应注明各联的用途,并且只能以一联作为收款证明。一式几联的发票和收据,必须用双面复写纸(发票和收据本身具备复写纸功能的除外)套写。
5)经有关部门批准的经济业务,应当将批准的文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的,应当在凭证上注明批准部门、日期、批准人及“原件存档”字样;如果批准文件涉及两项报帐内容,可将原件附其中一份报帐单据,另一份注明原件在“××报帐中”字样。
2、原始凭证粘贴的具体规定:
1)在空白报销单上将原始报帐凭证按小票在下,大票在上的要求,从右至左呈阶梯状依次粘贴;若票据较少,可直接在正式报销单的反面粘贴(原始凭证的正面与报销单的正面同向);若票据较多,可在多张空白报销单上粘贴。
2)将已填写完毕的正式报销单粘贴在已贴好的原始报销凭证的空白报销单上(将左面对齐粘贴)。
第二条如果需报销的原始单据遗失,除飞机票、火车票、船票、长途汽车票,在理由充分的情况下,按票价的50%报销外,其他票据遗失一律不予报销;特殊情况,必须报请茶馆财务部负责人批准;已由银行付款,需进行报帐核销的原始单据遗失,须凭加盖对方发票章(或财务章)的原始单据复印件和经部门负责人签字的专题说明进行核销,同时对经办人予以100元的处罚。
第三条对不真实、不合规定的原始凭证不予报帐;对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回,并要求按规定更正、补充;原始凭证有错误的,应要求出具单位或填报人重开或更正(金额只可改小,不可改大),更正处加盖单位印章或签章。
第四条严格执行报帐期限规定,及时进行报帐。
1、差旅费借支必须在返回茶馆五天内报帐,其他现金借支十天内必须结清。
2、领用的转帐支票,经办人员必须在十天内到财务部门办理报帐手续;直接由茶馆汇往各往来单位的款项,记入经办人员往来帐,经办人员必须在付款后(或货到,或工程完工后)一个月内到财务部门办理报帐手续(合同上有规定的除外)。
3、凡未在规定期限内到财务部门结清财务手续的,按起点30元,每超期一天按两元的标准递增予以罚款。
4、费用单据超过二个月的,不予报帐。
第五条严格执行公司的审批规定,所有开支必须经部门负责人同意,茶馆总经理及财务部负责人审批后方可办理。丝宝集团
第六条各项费用开支,以现金方式支付的,必须填写茶馆(或书榭茗邸)费用报销单;
第七条已取得结算凭据的报帐业务,必须填写报销单;书榭茗邸未取得结算凭据的付款业务,应由经办人填写请款单,待货到(或工程完工)后由经办人取得发票,办理入库验收(或工程验收)手续,填写报销单办理报帐手续。
第二章资金支付的审批规定及流程
第八条报帐审批规定
1、各部门员工的日常费用,由部门负责人控制审核,报茶馆总经理和公司财务经理审批,;部门负责人的日常费用,直接由茶馆总经理和茶馆财务经理控制审批。
2、车辆保养、改装或维修,单项费用在3000元以内(含3000元)的,必须以书面形式,报茶馆总经理批准;单项费用在3000元以上的,必须逐级上报,由懂事会批示。
3、茶馆各种办公、印刷用品、小车过桥及汽油费用、电话费(含个人手机话费)等所需资金的支出,由茶馆财务办公室管理及审核,报茶馆总经理及茶馆财务经理审批。
4、茶馆日常经营所需的水、电及零星工程设备维修费用,由大堂经理负责核实,报茶馆总经理及茶馆财务经理审批。
5、茶馆日常购置原材料、低值易耗品、物料用品、促销品、宣传品、电脑设备及耗材等用于经营的物资,由采购部负责核实,报茶馆总经理及茶馆财务经理审批。
6、茶馆财务和茶馆所有需支付的资金(除临时处置资金外),均通过茶馆总经理统筹安排。
第九条报帐审批流程
1、员工因工发生的日常费用必须按规定事先报请部门负责人批准(部门负责人发生的费用,应逐级上报上级领导批准);部门负责人必须做到严格控制,杜绝先斩后奏的现象发生。
2、凡涉及购买的物资,应预先提交申请报告,根据报帐审批权限的规定经审批人批准后,由茶馆指定的部门负责签定合同(除零星采购以外,所有采购业务均必须签定采购合同)、购置及报帐。
3、各级审批人出差期间,对必须开支的款项可授权他人代理行使审批职责。授权书上必须详细注明授权的范围、期限、被授权人等主要内容。授权书一式两份,一份由本部门留存,另一份交财务存档。
第三章资金的预算管理
第十条每年元月10日前,茶馆根据当年的经营计划,提出当年资金总需求预算方案,报懂事会审批。
第十一条各茶馆根据懂事会批准的资金预算方案,制定各月的资金预算计划,每月将茶馆节余资金汇公司总部使用。
第十二条茶馆总经理审定各部门申报的资金需求计划,并将总资金预算计划分解到各需求部门。
第十三条按照确定的分部门资金需求计划,合理调度和安排资金的运用。
第四章借支及请款规定
第十四条现金借支规定
1、凡在茶馆员工因工作需要,需申请临时借支的,必须填写借支单,注明借支事由,经部门主管核实、财务负责人审批后办理借支手续。
2、差旅费借支必须由部门负责人根据员工出差天数及日费用标准核定;其他现金借支一次不得超过1000元。
3、因工作性质特殊,需借支备用金的,由借支人填写借支单,注明“备用金”字样,经部门负责人批准后在财务办理借支手续。
4、现金借支,严格遵循“前帐不清、后帐不借”的原则。
5、备用金借支,由财务每季度出具各部门备用金借支明细,交茶馆主管负责人重新核定。如有工作或额度调整,应及时通知财务。
第。
第五章现金的日常管理
第十六条现金管理制度
1、实行备用金管理办法。备用金(库存现金)在核定的限额内使用。茶馆备用金的领用包括:出纳员、前台收银员、采购员。原则上出纳员库存现金不得超过3000元;前台收银员找零用备用金1500元;采购员备用金500元。
2、除零星开支部分从库存现金中支付外,其他一切支出必须从银行提取,不得坐支。因特殊情况需要坐支现金的,需报财务负责人批准,核定坐支范围和限额。库存现金超过限额的部分,必须当日送存银行。
3、茶馆与其他单位之间的经济往来,除允许现金支付的款项外,其余必须通过银行进行转帐结算。
4、现金的使用范围如下:
① 临时员工工资(原则上要求由银行发放);
②出差人员必须随身携带的差旅费;
③茶馆处理紧急情况时的支出;
④转帐结算起点以下的零星开支;
⑤人行规定需要支付现金的其他支出。
第十七条现金收支控制
1、出纳员与会计人员必须分工明确,出纳员不得兼办收入、费用、债权债务帐簿的登记、稽核和会计档案保管等工作,会计人员不得兼管出纳工作。
2、出纳人员应熟练掌握并严格执行有关现金管理制度。根据审核无误的收、付款凭证负责办理现金和银行存款的收付款业务;负责登记现金和银行存款日记帐;清查库存现金,与帐面、银行核对,做到帐款、帐帐相符;负责保管库存现金、各种有价证券、支票和法人代表、出纳印章(财务专用章暂由书榭茗邸财务负责人保管)。
3、严格现金收付业务的审批制度。出纳员进行款项收付业务时,首先要认真审核所依据的凭证,既要审核手续是否完备,数字是否准确,还要审核其内容的合理性和合法性。对于手续不完备、数字错误的凭证,要求经办人完善手续后方可报销;对于不应开支的款项,应拒绝报销;对涂改或冒领款的不法行为,应及时向财务负责人汇报。出纳人员办理现金收付时,收付双方应当面点清,并认真复核,加盖收付戳记及出纳人员签章,以防重收、重付。
4、对库存现金(含各部门的备用金),财务负责人、主管会计要实施经常性地检查和突击性抽查,并填制库存现金(备用金)核查情况表,说明检查结果。对于核查出的长短款,要及时查明原因并提出处理意见。
5、出纳人员工作调离,必须办理严格的交接手续。
第七章银行存款管理
第十八条帐户管理
1、茶馆在银行开立基本帐户和一般存款帐户。上述帐户只供公司业务经营范围内的资金支付,不准出租、出借或转让给其他单位或个人使用。
2、不得涂改和伪造结算凭证。各种结算凭证必须按要求填写齐全,如实填明来源或用途。
3、帐户上必须留有足够的资金保证支付,不得签发空头支票。
第八章员工薪金储蓄卡管理办法
第二十条茶馆规定,所有在职员工薪金统一通过银行储蓄卡(以下简称工资卡)发放。茶馆新员工工资卡的建立,由人事部提前一个星期将新员工的详细资料(如姓名、性别、身份证号码)报财务到银行办理工资卡。
第二十一条新员工的工资卡办好后,财务通知部门员工领取。发放时由财务和人事部工资管理员共同核实发放给员工本人。
第二十三条如员工本人不慎将工资卡遗失,应由其本人及时到银行办理挂失手续并通知财务,同时由员工本人在银行办理新的工资卡,将新办的卡号通知人事部,以便人事部进行新旧卡号的更换。如因员工本人遗失又未及时通知人事部,造成的经济损失由员工本人承担。
第二十四条本制度自颁布之日起试行。
