营销档案管理办法

营销档案管理办法

营销档案管理规定

第一条客户基本信息档案管理

现有来往的老客户的基本信息一年进行一次调查,每月沟通复检,由责任营销员执行,年检的每年度3月底前把客户基本信息表交市场分部归档。

新客户的资料在第一次交易结束后10个工作日内,责任营销员把客户基本信息表交市场部分,下一年归入老客户。

交基本信息表时市场分部负责登记,并对各责任营销员完成情况进行记录,作为考核依据。

市场分部把客户基本信息表录入计算机系统,供相关人员查询。年度进行系统备份,交公司档案室。

第二条商务文件档案管理

客户订货传真、订货电话等,责任营销员应作台账登记,市场分部每半年组织检查一次。

销售合同一式肆份签订,双方盖章后各执2份原件,我方客户服务部合同管理人员保存一份,财务保存一份,并由客户服务分部录入计算机系统,便于查询。传真签订的合同双方盖章后责任营销员复印1份交客户服务部保存。客户服务部把合同装订归档,年底交公司档案室。

合同评审相关手续完成后,合同评审单由客户服务部合同管理人员统一保管,一定时间后装订成册归档处理。年终交公司档案室。

发生退换货的,相关手续办理结束后,客户服务部要保留一份退换货单,并建立客户退换货台账。

以电话、传真形式向客户服务分部进行投诉的,客户服务分部要按要求填写客户投诉单交有关部门和人员处理,客户服务分部还要做好客户投诉台账,详细记录投诉情况和处理情况。

第三条交易档案管理

产品发出后二天内,客户服务分部统计人员按发货单录入计算机系统,核对人员进行核对。发货单装订归档,年底交公司档案室。

客户来款到达后二天,客户服务分部统计人员按财务提供的信息录入计算机系统,核对人员进行核对。

统计人员按月给各产品部、责任营销员提供销售和来款数据。

第四条其他档案管理

会议时,指定人员做好会议记录,会议结束后客户服务分部内勤人员进行整理,和会议的议案、决议一起进行分类归档。

市场营销部对外的发文以及公司各部门对市场营销部的发文,客户服务分部内勤人员进行分类归档。

市场营销部的各种规定、制度、方案等,客户服务分部要进行归档备份。

各种市场反馈信息、调查结果等,市场分部都要按期进行分析、作出报告文件,并进行归档。

市场分部进行的各种宣传策划、培训等,要做好记录并归档。

第五条各相关部门和人员要按规定传递和保管档案文件,以便于记录和查询,并遵循公司规定做好保密工作。市场分部每半年检查一次档案情况,检查结果作为考核相关部门和人员的指标。考核按《2004年市场营销部绩效考核办法》中日常工作质量考核的规定执行。