建工学院会计档案管理办法
建工学院会计档案管理办法
为了加强我院会计档案的管理,确保财务信息安全和完整,特制定本办法,请认真执行。
一、数据资料管理与保管
计算机内数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出的各种凭证、账册、报表,应按有关财会制度使用、保管。
⒈现金、银行存款日记帐的输出及保管。
现金、银行存款收付业务要做到日清月结。现金、银行存款记帐凭证一律由出纳员加盖个人印章并在所附原始凭证加盖现金收(付)讫和转账讫。当日工作结束后打印出现金、银行存款日记帐页,由出纳人员核对现金库存,相符后出纳员及主管负责人在账页上盖章,银行存款每月要由非出纳人员编制银行存款余额调节表,经主管负责人审核无误后,由出纳和主管负责人签字盖章,按月编页码装订成册,加盖封印。年终将各月现金日记帐按规定顺序装订成册,加盖封印妥善保管。
⒉记帐凭证的保管
记帐凭证主要是指机制凭证,经审核制单人员审核原始凭证无误后输入计算机,并加盖会计主管、记账员(输入)、出纳员、制单审核人名章及经办人(领、交款人)签字确认。当日工作结束,记帐凭证需经复核人员稽核无误盖章后,连同科目汇总表一起按规定装订成册,妥善保管。
⒊科目汇总表、账户余额表、账簿打印时间
⑴现金及银行存款日记帐每天打印。
⑵银行存款余额调节表每月由非出纳人员编制一次。
⑶总分类账、各明细科目余额表每月打印一次。
⑷记帐凭证(包括现金、银行存款、转账凭证)的科目汇总表每日打印一次,并同该日记帐凭证一起装订。
⑸会计报表、计算表、分析表,按管理要求和时间打印输出,经财务负责人审核无误后签字生效。
⒋其他
由机器打印输出的会计档案发生缺损时,必须补充打印,并要求操作人员和财务主管在打印输出的账页上签字盖章。
二、数据备份管理
⒈由于会计核算数据的重要性,当日数据必须当日进行备份。
⒉在日常工作中,准备三套软盘循环使用,每张软盘采取隔日备份的方法,以避免意外和人为错误造成对工作的干扰。
⒊需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。
⒋计算机内凭证及总分类账、明细分类账、报表等,按月做两套软盘备份,或在两台以上计算机中备份,备份软盘应交会计档案保管人员分别放置不同地方妥善保管,并注意防火、防磁、防潮、防尘。
三、会计档案管理
财务处会计档案的管理由财务处长指定专人负责,并建立档案登记清册,详细记录会计档案的存档、借阅、移交等相关事项。
⒈会计档案存档必须办理相关手续,打印输出的凭证帐册、报表,必须有会计主管的签章才能存档保管。
⒉为保证备份数据的安全,备份软盘必须贴上保护标签,装入磁盘盒,存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。
⒊由打印输出的凭证、帐册、报表等书面形式的会计档案,按照《会计档案管理办法》规定的保管期限和方式管理。
⒋随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件和以上软件的备份磁盘,作为会计档案按规定保管。
⒌各类会计档案的查询、借阅,必须经过会计主管审批同意并签章,填写档案借阅登记清册。如果对备份磁盘的操作可能危及该盘的完整性,应制作该备份磁盘的复制件,使用复制件进行操作。
⒍必须加强会计档案的保密工作,任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁损数据文件、账册、备份磁盘等行为,将受到行政处分,情节严重者,将追究其法律责任。
⒎会计档案由财务处移交给学院档案室后,其管理办法按照《学院档案管理制度》的有关规定执行。
