置业公司档案管理规定
置业公司档案管理规定
一、管理总则:
1、档案管理是公司的一项十分重要的基础工作,是公司的无形资产和信息资源,是有效开展工作、提高工作效率的重要工具和保障。
2、公司全部形成的档案归公司所有,公司对档案具有所有权、使用权、监督权和处置权。
3、公司实行人工档案、电脑档案和实物档案并行管理,相互补充。
4、实行分级管理制;内部按一级文档和二级文档分层管理;档案专管人员专管和部门内部分工管理;
所有档案分类管理的'四分'管理方式。在档案管理过程中要求做到全面准确并确保使用管理过程中的安全和保密。
二、档案范围:
凡属下列对象均纳入公司档案管理范围,并按性质暂分为如下几大类:
1、公司档案:包括公司的申报文件、注册文件、证照印章、正式文件、正式函件、会议纪要、重要
合同协议、制度文件、公司简报等。
2、财务档案:包括帐册、帐簿、原始凭证、报表、记帐凭证、合同协议、纳税资料、验资资料、审
计资料、银行资料、工商资料等。
3、人事档案:包括公司员工在公司就职期间和管理过程中形成的全部招聘、应聘、入职、晋升、考
核、离职、作息、社保、培训、奖惩、审批、表单、合同、协议、证书、计划、总结、岗位说明书、目标责任及其相关资料和表单、报表。
4、行政档案:包括行政后勤管理过程中所形成、积累的全部原始资料、原始记录、统计报表、登记
台帐、工作表单、合同协议,以及相关收文、简报、审批文函等。
5、政策档案:包括各类相关法律法规、综合政策、行业政策、行业规定、市场信息、资源信息等文
件资料。
6、综合档案:包括以上未包含的其它文档资料。
公司档案按保存性质分为如下:
1、电子档案:包括以计算机硬盘、软盘、光盘、优盘形式保存的全部文件档案资料。
2、实物档案:包括以非文件资料和电脑磁盘形式存在的其它实物档案,如各类电脑软件、照片、图
册、手册、样品、音像带等。
3、本文档案:以打印出来的有文字的纸张形式保存的档案。
三、档案分类
档案管理内容庞杂,涉及各环节、各岗位工作的全方位和全过程,因此,必须建立和采用一套较科学、适用、严谨、安全的管理方法,则首先应从实际出发对全部档案进行科学合理的分类,对其全程实施规范管理。
(一)管理范围分类:(见上述分类)
(二)管理手段分类:
1、文本档案:即以文字资料形式保存的全部文档。
2、电脑档案:即以电脑磁盘形式保存的全部文档。
3、实物档案:即以其它实物形式保存的全部文档。
(三)管理责任分类:
1、分级管理:即各公司按本规范建立的档案管理体系。
2、分层管理:即各公司内部按一级档案和二级档案的管理。
(1)一级档案:即由各公司指定专人负责管理的全部原始文档。
(2)二级档案:即由各部门和各员工在日常工作中配发、复制、备份、下载、转移以及从公司外部
收集、整理、积累、保存、形成的,并由其个人保管使用的、离职后须全部清退的全部文档资料。
3、分工管理:即由公司档案专管人员专管和部门内部分工管理。
4、分类管理:即按档案性质和实际适用口径进行的档案分类。
(四)管理目录分类管理:即按档案性质和实际适用口径进行的档案分类。公司人工档案、电脑档案和实物档案,均须由各公司统一编制审定'公司档案分类目录'进行分类和管理。各公司人工档案、电脑档案、实物档案的分类口径和目录必须保持一致,以便于检索。
四、管理程序
(一)文本档案的管理程序:
1、一级档案管理程序及说明(如图示):
2、二级档案管理程序及说明(如图示):
(二)电脑档案的管理程序及说明:(如图示)
五、职责分工
(一)人工档案管理分工:
1、公司人事档案和行政档案、实物档案由档案总务负责。
2、公司财务档案由公司财务部经理负责。
3、公司档案/综合档案/项目档案/政策档案由公司机要室负责。
(二)电脑档案管理分工:
1、各公司行政部门电脑中的档案,由行政助理负责。
2、各公司之各部门电脑中的档案,由各部门经理负责。
3、各公司副总经理人员电脑中的档案由其秘书负责;无秘书的由总经办主任负责。
六、管理要求
(一)领导责任:
1、各级负责人须强化档案管理观念,带头认真执行有关文档管理规范,杜绝意识淡化、有章不循、重人轻已、作风粗疏等现象。
2、各级负责人均对所属部门、人员和所分管工作中的档案管理负有管理、指导、监督、检查的职责,不可推诿。
3、各级负责人的日常档案管理必须纳入公司统一管理,并主动接受公司的检查、监督和指导。
(二)日常使用管理:
1、制作:
(1)各文案写作人和文印制作人,必须按文件处理规范要求写作和制作。命名要准确,以便存查;时间、作者、落款要明确,以明确责任和功劳;制作排版要规范。
(2)对有特殊背景、特殊情况的存档文件,必须在电脑文档上,或用铅笔在存档文件上做必要的备注,以备存查和备忘。
2、使用:
(1)档案专管人员统一执行公司下发的'公司档案分类目录'和'档案借调登记表',按此要求进行日常分类管理和使用管理;所有员工一律配发公司统一制作的'档案分类明细表'供二级档案的有序管理;业务部门和人员由公司统一配发并执行'外送文件资料签册'。
(2)公司档案管理一律使用公司制订的规范表单,计有:公司档案分类目录、档案分类明细表、外送文件资料签收册、档案借调登记表。
(3)各公司一级档案一律装柜、装袋(盒),钥匙由机要室负责人管理;各部门档案尽量装柜、装袋(盒),钥匙由档案负责人管理。
(4)为保证文档安全守密,各员工须严格履行保密职责,特别要严把制作、复制关,公司副总以下人员复印资料,必须由档案管理人员如实登记。载有重要内容的旧打印纸,应及时销毁,禁止重复使用。
(5)各公司电脑(尤其是主电脑)必须安装并适时更新杀毒软件,拒绝使用有毒软盘、移动硬盘,确保文档安全。
(6)认真建立各自岗位和职能工作的文档管理体系,包括:档案分类明细表、分类建(归)档、分类建夹,并随时清整文件资料和抽屉、案头,杜绝乱丢乱放。
3、归档:
(1)所有人员在工作中形成的文档要及时归档;盖章后须留存一份给专管人员存档。
(2)公司定期对各子公司一、二级文档及部门电脑档案进行检查;每年底,公司将对各公司、部门、人员的人工、电脑和实物档案进行大检查(包括上交档案、电脑档案刻制光盘等)。
