交通中心大厦物业资料档案管理
交通指挥中心大厦物业资料档案管理
档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分,科学的、规范化的档案管理能有效地为交通指挥中心大厦及公用设施的使用、维修、改建和各项管理服务工作提供有效的质量记录。本公司自成立以来,一贯重视档案资料的建立与管理工作。针对交通指挥中心的物业管理形式,我们拟采取系统化、科学化、电脑化的管理手段,配备专职档案管理人员,建章建制,对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。
一、需建立的档安、资料分类检索
需交通指挥中心提供的资料
1.产权资料
a.项目批准文件
b.用地批准文件
c.建筑执照
d.拆迁安置资料
2.技术资料
a.规划图
b.竣工图
◆总平面图
◆单体建筑、结构、设备竣工图
◆消防、附属工程及地下管网竣工图
c.地质勘测报告
d.开、竣工报告
e.图纸会审记录
f.工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)
g.隐蔽工程验收签证
h.沉降观察记录
i.竣工验收证明书
j.钢材、水泥等主要材料的质量保证书
k.新材料、构配件的鉴定合格证书
l.水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书
m.砂浆、混凝土试块试压报告
n.供水的试压报告
o.绿化工程竣工图纸及相关资料
p.其他技术资料
管理处需建立的资料
1.物业资料
a.大厦基本资料
b.大厦功能分区资料
c.大厦设备资料
2.业主资料
a.业主公约
b.内部办公人员名册
c.内部各科室设置及分布资料
3.日常管理资料
a.保洁管理记录
◆日常巡查记录
◆绿化消杀记录
◆水箱清洗记录
◆二次供水化验单
b.保安管理记录
◆日常巡查记录
◆交接班记录
◆值班记录
◆物资搬运放行记录
◆紧急事件处理记录
◆车辆管理记录
◆夜间查岗记录
◆闭路监控系统录相带
c.车辆管理档案
◆车辆详细资料
◆地下车库使用公约
◆车辆出入及停放记录
d.装修管理档案
◆装修通知书(附图纸)
◆装修工程队安全责任书
◆临时施工人员登记表
◆施工单位营业执照
e.维修服务档案
◆维修服务登记表
◆内部服务协议书
◆维修服务回访记录
f.收费管理档案
◆月收费明细表及汇总表
◆每季度管理费收支公布单
◆委托银行代收款协议书
◆管理处与外单位签订的各类合同
g.设备管理档案
◆各类公用设施保养维修记录
◆各项机电设备保养维修及运行记录
◆设备分承包方维修保养记录
◆设备检查记录
h.社区文化档案
◆各项活动计划及实施记录
◆图片及录像
◆新闻媒介报道剪集
◆业主反馈意见及各项建议
i.顾客意见调查、统计记录
j.服务质量回访记录
k.顾客投诉及处理记录
l.员工管理档案
◆员工个人详细资料
◆员工业绩考核记录
◆员工内务管理检查记录
m.培训档案
◆各项培训计划及实施记录
◆培训结果考核及跟查记录
◆军事训练及消防演习记录
n.行政文件
◆政府部门文件
◆物业公司及集团公司文件
◆管理处规章制度、通知、通报等文件
◆管理处获得的荣誉
o.业主管理委员会文件
◆筹备期间文件:如通知、选票、选举结果等
◆成立后运作文件:如会议通知、历次会议纪要等
二、档案、资料管理办法
档案、资料建立及管理运作流程示意图
图九档案资料管理运作流程图
档案资料收、发管理程序
*管理处重要资料(如交通指挥中心提供的资料)接收必须经过管理处经理或其指定负责人验收,完善交接手续后方能分卷立档。
*管理处日常管理文件(如管理处通知、通报等)按照本公司制定的文件管理程序进行发放及接收手续,并分卷立档。
档案资料管理要求
*采用多种形式的文档储存方式,如电脑磁盘、光盘、录像带、录音带、胶卷、照片、图表等,并采用相适应的保管、储存方法。
*尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和利用。
*电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类文件管理,并定期清除过期效文件。
*原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类,并编制相应的文件目录。当文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关数据,以保证查阅者及时找到有效的文件。
*档案的鉴定必须由管理处经理或其指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定,其他未经授权人士无权决定。
*档案组卷按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录,并按不同业务部门分柜保存。
*专人负责档案保管,做到档案标识清晰,分类明确,易于查找;档案出室必须由具备资格的人员经过登记后方可惜出
。档案管理人员需按时检查档案借阅情况,以便及时收回在外文件,防止因管理疏忽所导致的文件流失。
*档案室内保管环境要求达到防火、防潮、防变质等要求,配置有效的灭火器材,并放置适当的干燥剂用以防潮,档案管理人员需及时进行检查和清理,保证文档保管条件符合公司文件管理要求。
*针对交通指挥中心物业档案资料特点,制定严格的档案保密制度,对档案资料的安全保密管理向业主负责。
