第1篇 公司档案管理员职务分析样本
岗位名称:档案管理员;
直接上级:文秘科科长;
工作目标:负责公司的档案的管理工作;
权力和责任:
1.负责收集公司分散在各个部门和个人手中的文件、资料集中起来,经过整理、立卷、当档保存;
2.做好公司立卷档案的鉴定和保存期限;
3.负责对档案的收进、移交、保管、利用、销毁等情况随时以表册、数字形式,进行登记和统计;
4.负责保管档案系统完整和安全;
5.负责编集档案文件资料汇集、编制目录、卡片、索引等;
6.负责建立档案借阅管理制度;
7.遵守国家和公司的保密规定及有关规程;
8.做好公司领导临时交办的事项;
9.熟悉计算机的使用;
岗位要求:
1.具有高中以上的文化程度;
2.具有档案管理基础知识和工作经验;
3.工作心细,品行端正,原则性强;
参加会议:
1.参加每周一次的工作会议;
2.参加每月一次的管理工作评比会;
3.参加公司召开的职工大会;
第2篇 建筑公司档案分类管理说明
建筑工程公司档案分类管理说明
1文件档案的管理:
1.1 文件档案主要是指公司各种有价值的凭证信函,文字记录和业内资料等内容。
1.2 公司各部门负责本部门归档文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交档案室集中管理。
1.3 归档的文件材料必须完整、准确、系统,文件书写和载体材料必须耐保存,文件材料整理符合规范。
1.4 档案资料如因特殊情况,需修改,复印,摘抄,涂改等,属绝密或机密文件的必须由总经理审批,属秘密文件的必须由公司主管领导审批,各部门保密文件由各部门部长审批。
1.5 归档的文件档案以打印方式或手写方式形成,手写方式必须使用钢笔或碳素笔。
1.6 文件档案纸张的规格以a4纸为标准,特殊类型的纸张经整理后达到210mm*297mm尺寸标准。
2电子文档的管理:
2.1 收集、积累要求:
■记录了重要文件的主要修改过程,有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时,如果保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。
■保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,要与纸质等文件之间,相互保证准确、可靠的标识关系。
■在'无纸化'计算机办公或事物系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保存的载体上,并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保留。
■用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式和属性。
■用扫描仪等设备获得的图像电子文件,如果采用非标准压缩方法,则应将相关软件一并收集。
■用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时必须保证其对设备的依赖性,以及易修改性等问题,不可遗漏相关软件和各种数据。
■用视频设备获得的动态图象文件,收集时必须保证收集其压缩
方法和软件;用音频设备获得的文件,收集时必须保证收集其属性标识和相关软件。
■由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时必须保证参数准确、数据完整。
■通用软件产生的电子文件,收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件,收集时必须连同专用软件一并收集。
■计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
2.2 收集、积累方法:
■及时按照要求制作电子文件备份。
■每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
■电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。
■电子文件登记表如果制成电子表格,应与备份文件一同保存,并附有纸张打印件。
2.3 归档要求:
■把带有归档标识的电子文件集中,制成归档数据集,拷贝至耐久性的载体上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查阅使用。必要时,复制第三套,异地保存。对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作。
■本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
■存储电子文件的载体或包装盒上必须贴有标签,标签内填写编号、日期、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等信息。
■将相应的电子文件机读目录、相关软件、其它说明等一同归档并附归档电子文件登记表。
■需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上,如果是自行开发的应用软件,也应将软件及相关数据存在同一载体上。
■原电子文件数据集的载体在完成电子文件归档后,保留时间至少一年。
3声像档案的管理:
3.1 声像资料的收集整理,原则上要保存声像资料原件(底片),重要资料要附文字说明。
3.2 文字说明的编写要求:
■基本内容应包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
■应能准确解释档案材料的内容,概括其反映的全部信息,标注项目正确齐全。
■照片的自然张应由档案管理员按拍摄时间顺序编写文字说明。
3.3 声像档案存放期间定期对底片、胶片进行检查。
3.4 底片册、录音、录像带、软盘,应放在专用架内,严禁挤压堆放,并避开磁场源。对存放的照片要定期检查。
3.5 原版声像档案一般不得借出档案室,如有特殊需要,需由部门领导批准,方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借使用。
第3篇 某物业公司档案管理作业指导书怎么写
物业公司档案管理作业指导书
1.0适用范围:公司各类文书文档。
2. 0档案管理规程:2.1档案的归档和分类:综合事务部根据档案的性质、内容,整理立卷归档,并对档案进行分类编号。
2. 2档案的存档:
2.2.1 存档时,应按档案的分类编号,将档案放置在相应的位置。
做好档案索引,以便于查找,保证随查随得。
2.2.2 案卷存档前做好文件材料的检查,对破损或裉色的材料要进行修补和复制;
装订部位过窄或有字迹的材料要加纸衬边;
纸面过大的书写材料要按卷宗大小折叠整齐;
字迹难以认清的材料要附上抄件;
卷宗标题要标明作者、问题或名称,文字要简练、确切,字迹要端正。
2. 3档案的整理和保管:
2.3.1 及时对档案进行清理和整理,防止档案遗失、档案立卷不全和无效档案大量积压。
2.3.2 档案柜要坚固,防盗、防水、防潮、防尘、防鼠、防强光和防高温。
2.3.3 每年对档案材料的数量和保管情况进行一次检查,发现问题及时补救,确保档案的安全。
2. 4档案的借阅须经综合事务部部长批准,借阅时间以三天为限。
2. 5档案的处理:档案达到规定的保存期限后,对失效的,没有保存价值的档案要进行适当的处理。
3. 0支持性工具:《资料借阅登记表》《文件目录单》编制:审核:批准: 日
第4篇 建筑公司档案管理原则
建筑工程公司档案管理原则
1、档案室必须具备防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光、防泄密等安全条件。
2、归档资料要进行登记,编制归档目录。档案要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。
3、借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借。需要长期借出的需经档案管理员上报经理批准。
4、任何人不得拒绝归档,对不按规定归档而造成文件材料损失的,或对档案进行涂改,抽换,伪造,盗窃,隐藏和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者,按照公司相关规定进行处理。
5、归档文件的密级,按照《保密工作管理规定》的相关条款确定,绝密类档案应单独入柜保管,严防丢失和泄密事件的发生;涉及知识产权,专利技术和商业秘密的档案重点保管。
6、借阅归档时如发现档案资料丢失、损坏、缺页等情况,档案管理员立即向综合部部长报告,经查清责任后并视严重程度做出相应处理决定。
7、借用存档文件资料时,档案员应视借阅文档的密级,要求借阅人填写《档案借阅登记簿》等相应记录,认真完善各种借阅手续。借阅人必须保证档案的保密工作,不得遗失、损毁或扩散阅读范围。
8、公司档案资料不许外部人员借阅。特殊情况下,外单位来人查阅本公司档案,需持单位介绍信并经总经理签字批准,方可查阅,不得抄录或借出。
9、企业对保管期限已满的档案进行鉴定,对确无保存价值的档案登记造册,按档案管理规定经总经理批准后,由销毁档案材料的所属部门负责人进行监销。
第5篇 房地产公司档案管理程序15
房地产公司档案管理程序(十五)
1.目的和范围:建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序,确保公司档案完整、齐全、高质,档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。
2.职责:
2.1公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理,即图书档案室(隶属人力资源部)负责公司档案的总体管理,部门资料员负责本部门的立卷归档工作,图书档案室对各部室进行业务上的指导、监督和检查。
2.2鉴于财务档案的特殊性,公司财务档案(包含各类合同)由财务计统部自管,图书档案室提供存放点。使用时,由财务计统部指定专人调档。
2.3鉴于人事档案的特殊性,公司人事档案由人力资源部人力资源口自管,人力资源部经理指定专人按集中管理、严格保密的原则进行管理。
3.流程:
3.1档案分类:
3.1.1文书档案:即在公司管理过程中产生的有保存价值的普发性内外部文件。
3.1.2基建档案:即以竣工图为核心的在工程建设过程中形成的专业材料。
3.1.3财务档案:即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。
3.1.4人事档案:即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。、
3.1.5经营销售档案:即公司房产经营销售活动中产生的具有保留和存查价值的历史记录,如合同评审记录、商品房预售合同、客户档案、市场调研资料、楼盘宣传资料等。
3.1.6客户服务档案:即公司在提供客户服务过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录,如客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度调查与分析记录等。
3.1.7对外联络档案:即公司在项目报批报建过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录。如政府和公共事业单位的批文、文件和专题会议纪要等。
3.1.8声像档案:即在公司生产经营活动中形成的有保存价值的、以音像或图象记录在特殊载体上的并配有文字说明的历史记录。
3.2具体管理:
3.2.1立卷归档:
a.流程:
b.要求:
a.各部室向图书档案室移交档案时,均需附上移交清单一式两份。移交时,交接双方据此进行清点签收,并各自保存一份。(移交清单即文件清单)
b.各部室向图书档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整,图书档案室不接收未经系统整理的零散文件。
c.文件在各部室保存阶段,要注意保持字迹清晰、份数完整,防止发生霉变等。复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。
d.各部室可根据实际工作需要保存文件,但向档案室移交档案时,则应按规定的归档范围进行。
a)总经理室:会议纪要、董事会文件、诉讼文书、项目策划与年度计划文件、有关公司送交的文件、各部门送交的文件、外来文件、外送文件、大事记等;
b)人力资源部:人事行政发文、企业设立与登记材料、员工的人事资料(应聘表、编制表、工资单、培训记录等)、内部刊物等;
c)工程材料部:前期文件、施工文件、竣工文件、竣工图和声像材料(亦即内业资料、竣工资料、设备说明书等);其中前期文件由工程部负责收集,竣工图由施工单位负责编制;文书如外送文件、外来文件、有关人员出差带回来的文件等;
d)财务计统部:财会档案见第三层次文件《财务档案管理程序》;
e)审计核算部:决算资料、签价单、外送文件、外来文件等;
f)经营销售部:合同评审记录、售楼合同、协议、广告宣传资料、客户资料、市场调研资料、外送文件、外来文件等;
g)设计研发部:工程地质勘察报告、方案设计图纸和说明、扩初设计图纸和说明、勘察设计报告及招标文件(标书、合同等)、工程设计概算说明、各项目往来文件(传真、工作联系函等)、施工设计图纸和说明、设计变更、设计合同、外送文件、外来文件等。
h)对外联络部:联络函、活动计划、外送文件、外来文件等。
i)客户服务部:客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度调查及分析记录等。
3.2.2整理上架:
a.流程
b.要求:
a.卷内文件的排列应条理系统。文书档案按时间顺序依次排列,具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起,即批复在前、请示在后;正件在前、附件在后;基建档案的卷内排列顺序为文前图后。
b.不同保存价值的文件应分开组卷。
c.凡有文字部分的均应打上号码(采用打号机,正面右上角,背面左上角)。
d.文件材料装订前应剔除金属物。
e.图纸采用手风琴式折叠法,规格为30cm×21cm;装订边应加垫纸以使左右平整并注意露出图标。
3.2.3保管:
a.库房管理:
a.库房应集中布置、自成一区,不堆放与档案资料无关的物品,不从事与库房管理无关的活动;库内档案必须按顺号上架,不得错架、乱架;
b.除档案员外,非档案人员不得随意出入库房,确需进库的(如维修库房或设备等),则须有档案员陪同并相伴始终;
c.库房设有中央空调、除湿机、温湿度测量仪和消防喷淋等设备,档案员要定期检查,以确保以上设施的安全有效;
d.随时注意库房温湿度的具体指数,务必使温度保持在140c~200c,相对湿度50%~65%;
e.档案入库前要进行严格的检疫工作,特别注意检查易于生虫的部位;同时对档案必须进行定期的防疫检查,有计划、分期分批地对档案进行翻动;
f.每月中旬定期对库房进行清扫擦拭,包括擦洗密集架、地面、门窗等,特别是对一些小角落、缝隙要进行清洁消毒以防害虫滋生;
g.档案员离开库房时应随手锁门,并注意检查库房门窗的紧闭性;
h.公司采用移动式密集架作为档案装具。档案按部室存放,密集架的编号及档案的存放顺序为自门口起,从左自右,从上到下。
b.流动中的安全防护:
a.档案在库房外未被使用时,不允许长时间摊放在桌子上,而应及时放入库房或专用的柜子中锁好,更不准擅自带离规定的使用场所;
b.未经许可,利用者不得将所借档案转借他人,以防泄密;
c.未经许可,利用者不得擅自拍照、抄录、复印;
d.尽量减少档案原件在同一使用人手中
的滞留时间,以防因档案外借时间过长而出现的泄密现象。
3.2.4提供利用:
a.加强基础工作:
a.编制必要的全引目录和案卷目录,为档案用户提供必要的检索工具;
b.安装使用快捷便利的档案管理软件,提高查档效率;
c.开辟阅览室,向档案用户提供档案信息。
b.开展查借服务:
a.借阅:
a)公司内部人员借阅档案的,须填写《档案借阅登记表》,阅毕及时归还;归还时,管理人员必须当面清点档案页数,之后再入库;
b)非公司人员借阅档案的,须持有关单位介绍信,并经公司相关部门主管同意后方可借阅;
c)借阅者必须爱护所查阅的档案,不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其他各种标记;不得撕去档案内页;
d)借阅者不得在阅览室吸烟、大声喧哗。
b.借出:
a)档案使用人如需借出档案,须填写《档案借出登记表》,并按规定于1周内归还,不能及时归还的,经档案员同意可办理续借手续;归还时,档案管理人员必须当面确认档案完整性后方可入库。
b)非公司人员若需借出档案,须持有关单位介绍信,并征得公司相关部门主管同意后,方可借出;
c)借出人员须妥善保管好档案,不得遗失、抽换、拆散、涂改、转借,并负有保密的完全责任。
c.复印:
a)档案使用人若需复印档案资料的,须经档案员同意;
b)图纸资料若需借出复印的,须经档案员同意并严格控制复印份数。
3.2.5销毁:
a.流程:
b.要求:
a.准备销毁的档案材料在未批准前应单独保管;
b.批准销毁的档案可送造纸厂作原料或用碎纸机销毁,严禁将需要销毁的档案作其他用途,更不允许出卖。
c.档案销毁时,须有两人以上监销,并在销毁清册上签字以示负责。
4.相关文件:
4.1《rr集团档案管理办法》之《档案保管期限表》
4.2《rr集团人力资源管理体系》之《人事档案控制程序》
4.3《财务档案管理制度》
5.相关表单:
5.1文件清单/移交清单(具体见《文件管理程序》)
5.2档案借阅登记表
5.3档案借出登记表
5.4档案销毁清册
编制:
日期:20**.4.22审核:
日期:20**.4.28批准:
日期:20**.4.30
